Обзор системы управления проектами Wrike. Список покупок на стероидах

Системы для управления проектами (англ. task manager) или совместной работы нужны не только большим коллективам. Запутаться в мелочах на разных трудовых стадиях не составит сложностей и в тесном кругу соратников. А если проект на несколько дней и больше — потеряться в планах ничего не стоит и самому. Один из наиболее удобных способов планирования и координации задач — сервис Wrike, основанный нашим соотечественником.

Wrike работает как интернет-сервис по модели ежемесячной подписки. Небольшая команда до 5 человек может сколь угодно долго пользоваться базовыми функциями сервиса бесплатно на тарифе Basic. Более крупным коллективам предлагаются платные тарифы с дополнительным функционалом: Professional, Business, Marketing и Enterprise. Оплата происходит раз в год, а стоимость рассчитывается из числа пользователей: от $9,80 за человека в месяц. Однако любой платный тариф можно совершенно бесплатно пробовать две недели.

В системе управления проектами Wrike три самые главные сущности: папки, проекты и — самая главная — задачи. Задачи (не обязательно, но) порядка ради рекомендуется прикреплять к папкам или проектам, можно даже к нескольким.

Пример вертикального списка задач в интерфейсе Wrike
Список задач по проекту в системе Wrike
Иллюстрация: Александр Батолло / UPgrade

Папка и проект — это практически одно и тоже. Внутри них можно вкладывать ещё и ещё папки и проекты (хотя не более одного уровня вложенности на бесплатном тарифе). При этом одна и та же папка или проект могут находиться в нескольких местах одновременно. Отличие проекта в том, что ему можно присвоить владельца и обозначить точные сроки начала и конца. Однако в любой момент проект можно преобразовать в папку и наоборот.

Доступ к проектам, папкам и задачам можно оставить приватным, выдать отдельным пользователям, одной (или нескольким) группам пользователей или всей приглашённой команде.

Важнейший атрибут задачи — это её статус: новая, в работе, выполнена, в ожидании и отменена. Текстовые описания задач можно редактировать одновременно с другими людьми, в реальном времени наблюдая за их правками в том же поле. А после можно посмотреть посекундную историю изменений и откатить правки. Поддерживаются и вложенные файлы, на тарифе Basic под это отведены 2 ГБ, на платных тарифах — значительно больше.

Пример табличного перечня задач в интерфейсе Wrike
Таблица задач по проекту в системе Wrike
Иллюстрация: Александр Батолло / UPgrade

По умолчанию задачи не имеют продолжительности. Каждой из них можно быстренько выбрать «сегодня», «завтра» или «на след. неделе», а можно и вручную выделить конкретные даты в календаре. Для пущей точности можно указать и конкретное количество часов и минут. Если этого не сделать — система будет округлять время до суток.

На тарифах Business и Enterprise время выполнения можно отслеживать ещё и по таймеру: для этого нужно просто нажать на соответствующую кнопку в начале и в конце работы. Если однотипных задач много, то засекая время на одну, — можно грубо прикинуть сколько его уйдёт сразу на несколько таких же.

Ещё одна интересная функция на платных тарифах — подзадачи. Они ничем не отличаются от задач, кроме того, что имеют «родителя»: у подзадач независимый статус и срок, который может даже отличаться от родительской задачи. Любую из подзадач можно конвертировать в полноценную задачу и наоборот.

Постановщик задачи — один, но исполнителей ей можно назначить любое количество. Задачи можно ставить и самому себе.

Каждую задачу или подзадачу можно комментировать, прикреплять в комментариях файлы и даже пользоваться эмодзи (да, эти смайлики добрались и сюда).

Визуализация

Задачи в проектах и папках по умолчанию представлены обычным списком, ранжированным по приоритету. Локально, то есть на уровне папки или проекта, фронт работ можно окинуть взором ещё и в таких представлениях как «Доска», «Таблица» и «Временная шкала». В большинстве представлений сортировка настраивается, а содержимое можно фильтровать по статусу, исполнителю, автору и прочим параметрам.

Представление в табличном виде напоминает Microsoft Excel. В нём строки — это сами задачи, а колонки — различные атрибуты этих задач. Колонки можно перетаскивать и добавлять новые, если задачам нужен какой-то ещё уникальный атрибут. Сортировать задачи можно по содержимому любой из колонок.

Самый интересное представление — интерактивная временная шкала, хотя на ней не отображаются задачи без дат. Это так называемый график Ганта, на нём проще и удобнее всего вникнуть в последовательность, состояния и сроки задач, а также задать им зависимости друг от друга.

Пример визуализации задач в интерфейсе Wrike в виде временной шкалы
Задачи проекта на временной шкале в системе Wrike
Иллюстрация: Александр Батолло / UPgrade

В представлении «Лента новостей», напоминающей ленту в Facebook, ВКонтакте или любой другой соцсести, в хронологическом порядке показываются изменения по всем задачам.

Глобальные представления показывают задачи изо всех папок, проектов и без таковых. «Панели задач» — напоминает представление «Доска», только из нескольких страниц и с более широким ассортиментом настроек у виджетов. В глобальной «Ленте новостей» абсолютно тоже самое, что и в локальной, с поправкой на глобальность. В представлении «Входящие» показываются уведомления о назначении задач, упоминаниях пользователя в их описаниях или в комментариях. В «Моя работа» — полный список задач по датам, например, на сегодня, на эту и следующую недели, на более поздний срок. В представлении «Отчёты» можно сгенерировать наглядные графики по общей производительности команды — кто успевает по срокам, а кто их проваливает, на что уходит больше времени, а на что — меньше.

Внешние приложения

Система управления бизнес-процессами Wrike доступна не только как сайт, но и как приложение для платформ Android и iOS. А одна из самых сильных сторон сервиса — открытый API. На его основе уже сделаны плагины, дополнения и приложения для интеграции в сторонние программы и сервисы, которые обычно используются в работе над проектами.

Пример визуализации задач в интерфейсе Wrike в виде временной шкалы в приложении на платформе Android
Временная шкала в приложении Wrike на Android
Иллюстрация: Александр Батолло / UPgrade

Для большинства пользователей ценность представляют дополнения для клиентов электронной почты Apple Mail и Microsoft Outlook, а также гаджет для веб-версии Gmail: работа в коллективах редко обходится без обмена почтой, а эти почтовые сервисы наиболее популярны.

Wrike и сам по себе рассылает почтовые уведомления о предстоящих задачах и различных изменениях в них. Но если интеграция настроена, то в клиенте можно превратить любое постороннее письмо в задачу нажатием одной кнопки. А если письмо по задаче пришло от самой системы Wrike — задачу можно комментировать, исправлять описания и добавлять к ней файлы, не покидая почтовый клиент. Стоит учесть, что сам адрес должен быть от соответствующего провайдера электронной почты. Так в приложении Outlook требуется адрес от почтового сервиса Microsoft (к нему относятся адреса, заканчивающиеся на @outlook.com).

Входящее письмо в браузерном Outlook, справа — интерфейс Wrike для создания новой задачи из этого письма
Надстройка Wrike работает и в браузерной версии Outlook
Иллюстрация: Александр Батолло / UPgrade

Впрочем, ничем из этого можно и не заниматься, а просто отправлять письма с подтверждённого адреса на wrike@wrike.com — задачи будут создаваться автоматически на основании темы и тела письма.

Из средств коммуникации также есть готовая связка с самым популярным корпоративным чатом Slack и конкурирующим с ним Microsoft Teams (заменой Skype for Business).

Интеграция с многочисленными программами и сервисами от Microsoft вообще налажена особенно хорошо. Для Office в магазине AppSource доступна надстройка Wrike. C её помощью прямо в Word и PowerPoint появляется возможность прикрепить открытый файл к существующей или новой задаче, подзадаче или комментарию. Прямо из надстройки можно управлять исполнителями, сроками и другими параметрами.

Текстовый документ в приложении Microsoft Word 2016, справа — интерфейс Wrike для приложения документа к новой задаче
Надстройка Wrike в Word 2016
Иллюстрация: Александр Батолло / UPgrade

Из готовых связок в наличии все наиболее популярные в мире службы облачного хранения файлов Google Drive, Box, Dropbox и OneDrive. Сервис также отлично интегрируется в сервисы Google: G Suite, Sheets, Google Apps и Chrome.

Специалисты по продажам оценят взаимопонимание между Wrike и Salesforce, а программисты — Github и Jira. Прочие интеграции насчитываются десятками. И даже не прикасаясь к API для автоматизации задач между разными приложениями и Wrike можно использовать Zapier в сценариях вроде «если пришло сообщение в Jabber — создать задачу».

В общем и целом, были бы задачи и воля поддерживать порядок в делах — а инструмент найдётся. Тем более настолько гибкий и функциональный инструмент, что даже его внедрение уже стало отдельной узкопрофильной специальностью. К счастью, согласно отзывам о работе в компании Wrike, она также помогает клиентам оптимизировать свои рабочие процессы и настроить систему наилучшим образом под индивидуальные потребности.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *