Полезные дополнения для Outlook

Как? Оснастив эту популярную программу парой-тройкой подходящих дополнений. О некоторых из них мы сегодня и поговорим. При этом «плясать» будем не от самих плагинов, как это зачастую делается в обзорах подобного плана, а от тех задач, для решения которых дополнения и предназначены. Таким образом, мы последовательно рассмотрим наиболее часто возникающие при работе с почтовыми программами проблемы и предложим набор инструментов для их оптимального решения.

Применение шаблонов
При ведении активной переписки нередко приходится набирать часто повторяющийся текст, что утомляет, да и времени отнимает немало. Понятно, что стандартные заключительные фразы письма в Outlook в считанные секунды можно оформить в качестве собственной подписи (команда «Сервис» > «Параметры» > «Сообщение» > «Подпись»). А для ввода других стандартных фраз подготовить соответствующие шаблоны. Но в Outlook в качестве шаблона можно использовать только ранее сохраненные письма, что не очень удобно.

Работа с шаблонами в Potolook

Эффективнее формировать шаблоны средствами плагинов Potolook (www.potolook.ru, 2,9 Мбайт, 495 руб., Outlook XP / 2003 / 2007) либо Quick Templates (www.mapilab.com/ru/outlook/quick_templates, 1,7 Мбайт, 700 руб., Outlook 2000 / XP / 2003 / 2007). Это существенно ускорит подготовку писем, поскольку уже не придется вручную вводить приветствие и подпись, вставлять некоторые цитаты из полученного сообщения при ответе на него и др. Достаточно просто щелкнуть по кнопкам «Создать» либо «Ответить», и будет сгенерирована готовая «болванка» для нового письма. Понятно, что шаблонов может быть несколько – как минимум разные для деловой и личной переписки.

Так, с помощью Potolook можно генерировать письма в текстовом формате либо формате HTML по шаблонам, самостоятельно сформированным пользователем на базе входящих в поставку стандартных примеров, – при необходимости даже с добавлением встроенных макросов и вставкой скриптов JScript (последние позволят вводить в сообщения динамическую информацию: указывать дату, ФИО и пр.). Такие «заготовки» для писем несложно связать с конкретными папками – это удобно, если корреспонденция классифицирована по какому-то принципу, так как программа, например, при щелчке по кнопке «Создать» (той, что на панели плагина) будет автоматически генерировать сообщение в нужном формате. Для всех остальных папок разумно настроить плагин на использование установленного по умолчанию шаблона или «болванки» для сообщений вышестоящей папки. Возможен и другой вариант – выбор нужного шаблона из списка.

Надстройка Quick Templates предназначена для быстрой вставки в сообщения статичных фрагментов текста, в которых можно сохранить любой кусок (с форматированием). Подобная вставка производится с помощью выбора нужного шаблона из меню либо путем нажатия шотката, если таковой был предварительно назначен. Сохранить конкретный фрагмент текста можно прямо при подготовке сообщения, выделив его и щелкнув на кнопке Add, появляющейся в меню Outlook или на панели плагина. Редактировать шаблоны столь же просто – нужно вызвать редактор, нажав кнопку Edit, и исправить текст.

Печать сообщений
Если вам часто приходится распечатывать сообщения вместе с вложениями, то стоит обратить внимание на плагин Print Tools (www.mapilab.com/ru/outlook/print_tools, 3 Мбайт, 700 руб., Outlook 2000 / XP / 2003 / 2007), с помощью которого процесс подобной печати можно упростить либо даже автоматизировать. Конечно, в Outlook предусмотрен функционал для автоматической печати корреспонденции, но возможности в этом плане ограничены – скажем, нельзя печатать вложения отдельно от писем и устанавливать список конкретных расширений файлов, которые должны либо не должны выводиться на печать. Кроме того, в Outlook для печати письма с аттачментами требуется сменить формат с HTML на RTF или TXT, иначе список вложений не будет отображен в заголовке сообщения.

Настройка печати сообщений средствами Print Tools

Print Tools обеспечит печать входящей и исходящей корреспонденции с вложениями даже без их открытия в автоматическом либо ручном режимах, причем в зависимости от настроек вместе с вложениями или по отдельности. Можно даже распечатать архивы ZIP и RAR – программа самостоятельно распакует приаттаченные файлы. Распечатанные при помощи Print Tools сообщения будут выглядеть точно так же, как и при использовании стандартных средств Outlook.

Если вы собираетесь печатать вручную, то достаточно установить в настройках плагина список разрешенных расширений (команда «Сервис» > «Параметры» > Print Tools) и затем при необходимости запускать печать конкретного сообщения через панель Print Tools. На ней можно выбрать распечатываемые элементы (то есть само письмо, вложения либо и то и другое одновременно), а также указать, нужно ли печатать их по отдельности. Ну а если вам требуется настроить автоматическую печать получаемой корреспонденции, то придется создать в Outlook новое правило – в зависимости от версии клиента это будет либо команда «Сервис» > «Мастер правил», либо «Сервис» > «Правила и оповещения». Затем установить в окне определения действий с сообщением флажок в строке «Выполнить дополнительное действие», в списке действий выбрать Print Tools и настроить параметры печати.

Разблокировка опасных вложений
По умолчанию Outlook блокирует доступ к небезопасным вложениям, способным, по мнению проги, нанести «вред», чтобы предотвратить их непреднамеренный запуск пользователем. Понятно, что это делается в целях безопасности, так как подобные файлы теоретически могут содержать вирус, однако бывают случаи, когда вы твердо уверены в невинности полученного аттачмента, а Outlook все равно не позволяет вам его открыть. Снять такую блокировку несложно при помощи некоторых Outlook-расширений, таких как модуль Blocked Attachments Manager (ныне входит в состав платного решения Attachments Processor) или бесплатный плагин Attachment Options (www.slovaktech.com/attachmentoptions.htm, 1,52 Мбайт, Outlook 2000 (SP3) / XP / 2003 / 2007).

Исключение некоторых расширений из списка небезопасных в Attachments Processor

Оба названных дополнения позволяют пользователю полностью управлять списком расширений файлов и указывать, какие вложения следует считать небезопасными (и соответственно, блокировать к ним доступ), а к каким доступ будет разрешен. Технология работы с ними очень проста и, по сути, одинакова для обоих: для открытия доступа к интересующему файлу достаточно удалить его расширение из «небезопасного» списка, включив в «безопасный», а затем перезагрузить Outlook, для того чтобы изменения вступили в силу.

Для осуществления подобного действия в Attachments Processor придется щелкнуть на панели плагина по кнопке «Параметры», последовательно нажать кнопки «Сервис» и «Блокированные вложения» и в открывшемся окне отметить те типы файлов, доступ к которым вы хотите разрешить. Что касается Attachment Options, то в нем для снятия блокировки с некоторых типов расширений достаточно вызвать команду «Сервис» > «Параметры», открыть вкладку Attachment Security & Options и добавить безопасные, с вашей точки зрения, расширения в список разрешенных.

Извлечение вложений
Если вам регулярно приходится получать множество писем с вложениями, то имеет смысл автоматизировать процесс их извлечения с последующим автоматическим сохранением их на диске – это поможет сэкономить немало времени. Проще сделать это через плагин Attachments Processor (www.mapilab.com/ru/outlook/attachments_processor, 2,3 Мбайт, 700 руб., Outlook 2000 / XP / 2003 / 2007), хотя можно также воспользоваться встроенным модулем «Сохранение вложений» из упоминавшегося выше плагина Potolook, но это окажется уже сложнее. В любом случае вы получите удобный доступ к аттачментам, ведь каждый раз открывать сообщения уже не потребуется. Да и поиск присоединенных файлов по их содержанию после этого перестанет быть проблемой, ведь соответствующих утилит сегодня немало. Кроме того, с помощью Attachments Processor дополнительно удастся еще и сократить размер почтовой базы за счет сжатия папок после извлечения из них вложенных документов.

Создание списка безопасных расширений в Attachment Options

Attachments Processor извлекает аттачменты (все или только удовлетворяющие определенным условиям – скажем, пришедшие от конкретных отправителей) из входящих сообщений и сохраняет файлы на диске, причем не обязательно в одной и той же папке. Выбор конкретного каталога указывается в соответствии с заданными пользователем правилами (они регулируются в настройках плагина – команда «Сервис» > Attachments Processor): скажем, имя папки может определяться названием каталога, в которой находится письмо, именем отправителя, темой сообщения и т. д. Если при сохранении вложения плагин обнаружит, что файл с таким именем в указанной папке уже имеется, то тут возможны варианты – либо новый файл будет переименован, либо записан поверх ранее сохраненного, либо просто пропущен (нужный вариант определяется в настройках плагина).

После этого вложение может быть удалено из письма и в зависимости от настроек заменено ссылкой на сохраненный файл или текстовым документом с описанием сохраненного вложения. Причем у пользователя останется возможность при необходимости (к примеру, для пересылки другому лицу) восстановить сообщение вместе с вложением. Подобное извлечение аттачментов проводится вручную либо автоматически – ручная обработка позволяет извлекать вложенные файлы из ранее полученных электронных писем, автоматическая предназначена для обработки вновь поступающей корреспонденции. Возможно даже проведение обработки по расписанию, что может оказаться полезным, если электронные письма хранятся в общих папках Microsoft Exchange Server. Кроме того, в программе предусмотрена функция сжатия почтовой базы для уменьшения ее размера.

В случае ручного извлечения вложений в Attachments Processor достаточно выделить интересующие сообщения и щелкнуть на панели Attachments Processor по кнопке «Сохранить вложения» либо выбрать одноименную команду из контекстного меню. А после активации автоматического режима ничего и предпринимать не нужно, поскольку вся поступающая корреспонденция будет обрабатываться без какого-либо участия пользователя. Однако предварительно в настройках следует включить флажок «Обрабатывать вложения в автоматическом режиме».

Potolook также умеет автоматически «вылущивать» аттачменты из писем и сохранять их в различных (определяемых адресом отправителя) папках, что реализуется через систему созданных стандартными средствами Outlook правил. На практике это означает, что придется прописать новое правило, установить в окне определения действий с сообщением флажок в строке «Выполнить дополнительное действие» и в качестве такого действия выбрать вариант «Сохранить прикрепленные файлы» с последующим указанием целевой папки. Правда, одно такое конкретное правило обеспечит сохранение вложений лишь в строго определенной папке. Если вас это категорически не устраивает (скажем, вложенные документы от одного и того же адресата должны попадать не в одну, а в разные папки в зависимости, например, от даты, указанной в теме письма, даты его получения и т. п.), то придется самостоятельно написать нужные скрипты на языке JScript.

Работа с архивами
Вложения можно не только извлекать из писем, но и архивировать – это по плечу плагинам Attachments Zip Compressor (ныне входят в состав комплексного решения Attachments Processor) и встроенному модулю «Сжатие вложений» плагина Potolook, правда, делают они это совершенно по-разному. Если вам регулярно приходится отправлять и получать по почте большие архивы, то Attachments Zip Compressor легко избавит вас от утомительной необходимости проводить операции архивирования / разархивирования вручную. А вот Potolook поможет автоматизировать процесс архивирования отправляемых вложений и может оказаться весьма полезным для «глобального» сжатия вложенных файлов всей почтовой базы (либо только в конкретных папках) с целью уменьшения ее размера.

Создание правила для автоматического извлечения вложений плагином Potolook

Attachments Zip Compressor предназначен для автоматической упаковки вложенных файлов в архив ZIP в папке «Исходящие» и автоматической разархивации вложений в папке «Входящие», причем программа может самостоятельно решать (в зависимости от настроек), какие файлы стоит сжать, а какие нет. Так, например, архивироваться могут все входящие вложения, или только вложения определенных типов, или те, что имеют размер, превышающий некоторую фиксированную величину, и т. п. Выбор особенностей сжатия также может регулироваться, так как наряду с обычными архивами Attachments Zip Compressor умеет создавать самораспаковывающиеся файлы и при необходимости защищать данные паролем.

Технически настроить плагин, к примеру, на автоматическое архивирование отправляемых вложений труда не составляет. Делается это с помощью правил, но не совсем так, как обычно принято в Outlook. Вначале командой «Сервис» > «Параметры» > Attachments Processor осуществляется переход в расширенный режим. Затем создается новое правило обработки сообщений, после чего на вкладке «Основные» следует снять галочку с опции «Использовать правило для входящих сообщений», отметить опцию «Использовать правило для исходящих сообщений» и для автоматизации процесса установить галочку для строки «Использовать правило в автоматическом режиме». На вкладке «Дополнительно» нужно указать имя правила и при необходимости отрегулировать типы вложений, которые должны сжиматься. И напоследок потребуется отметить на вкладке «Архивация» опции «Архивировать вложенные сообщения» и «Архивировать вложения при пересылке сообщения». И нет проблем – все вложения в отправляемых сообщениях будут автоматически превращаться в ZIP-архивы.

Настройка параметров архивации вложений с помощью Attachments Processor

Potolook тоже обеспечивает сжатие вложений, но иначе. Плагин может автоматически архивировать аттачменты исходящих и полученных писем и производить сжатие вложений в указанном сообщении либо во всех сообщениях заданной папки (в том числе включая подкаталоги). Разрешается устанавливать желаемый процент сжатия и определять размер исходных файлов – если соответствующие условия не выполняются (вложения сжимаются менее указанного процента и / или суммарный размер вложений меньше выбранного), то сжатия не происходит. По умолчанию используется формат ZIP, однако допускается подключение произвольного архиватора. Сжимать вложения можно вручную – с помощью шотката Shift + F2 или командой «Модули» > «Сжать вложения» из панели Potolook – либо автоматически, используя правила.

Поиск дубликатов
В Outlook предусмотрены возможности поиска нужных сообщений, контактов, заметок и пр., но они ни в коей мере не помогут, если перед вами стоит задача найти, например, дубликаты писем или повторяющиеся контакты. Первые могут появляться при обрыве связи с почтовым сервером, в результате ошибок синхронизации или импорта либо из-за дублирования отправки рядом корреспондентов, вторые – вследствие ваших собственных непродуманных действий или как результат синхронизации списка контактов с КПК или смартфоном. Из-за подобного дублирования информации размер почтовой базы разрастается до немыслимых пределов, а ориентироваться в ней становится сложнее, поэтому от дубликатов лучше избавляться.

При больших объемах данных вручную сделать это проблематично (затраты времени окажутся слишком велики, да и не исключена вероятность удаления нужной информации) – лучше воспользоваться подходящими плагинами в лице Duplicate Email Remover (www.mapilab.com/ru/outlook/duplicate_remover, 2,6 Мбайт, 700 руб., Outlook 2000 / XP / 2003 / 2007) и Duplicates Remover for Outlook (www.mapilab.com/ru/outlook/remove_duplicates, 2,8 Мбайт, 700 руб., Outlook 2000 / XP / 2003 / 2007).
Надстройка Duplicate Email Remover поможет выявить дублирующиеся почтовые сообщения в папках Microsoft Outlook, находящиеся как в одной, так и разных папках.

В ходе поиска элементы будут сравниваться между собой в соответствии с указанными пользователем критериями, например, повторяющиеся сообщения можно выявлять как по основным полям (текст, тема, отправитель письма, имя отправителя), так при необходимости и по дополнительным полям, включая вложения. Возможны и более сложные критерии поиска, скажем, можно выявить дубликаты, созданные в течение какого-то периода. Найденные при поиске копии могут быть сразу удалены, помечены флагом либо перемещены или скопированы в указанную папку. Запускается подобный поиск щелчком по кнопке «Дубликаты», появляющейся в Outlook после установки плагина, после чего нужно будет выбрать режим поиска (в каждой отдельной папке или в группе папок с учетом приоритетов), указать папку, определить действие с найденными клонами и отметить поля для сравнения.

С помощью Duplicates Remover for Outlook нетрудно будет найти в папках Microsoft Outlook дубликаты контактов, заметок, задач, журнальных и календарных записей. Обнаруженные «двойники» могут быть помечены флагом, удалены, скопированы или перемещены в другую выбранную вами папку. Технология проведения поиска с помощью этого плагина ничем не отличается от вышеописанной, за исключением того, что придется указать еще и тип сканируемых папок («Контакты», «Задачи» и т. д.).
Избавиться от дубликатов без проблем можно и с помощью плагина Potolook, включающего специальный модуль «Перемещение дубликатов».

Он обеспечивает удаление «двойников» писем либо перемещение их в указанную пользователем папку, из которой эти сообщения потом несложно будет удалить. Поиск может производиться как в одной папке, так и в папке с подпапками, а сравнение возможно не только напрямую по конкретным полям, но и с применением сложных критериев на базе конструкций языка JScript. Для осуществления подобного поиска и перемещения достаточно воспользоваться командой «Модули» > «Переместить дубликаты писем» из панели Potolook и настроить параметры перемещения.

Проверка существующих адресов на актуальность
Увы, электронные адреса контактов со временем изменяются, и их нужно периодически проверять на актуальность, иначе в базе может скопиться огромное количество «мертвых» адресов. Сделать это самостоятельно непросто, так как подобная проверка потребует отправки писем по каждому из них, что в большинстве случаев просто неудобно, да и элементарно долго. Гораздо приятнее воспользоваться подходящими дополнениями, коих на рынке много – мы для примера остановимся на программе Advanced Maillist Verify и плагине Actual Contacts. Они самостоятельно сымитируют отправку писем на проверяемые адреса, и, получив от обслуживающего их сервера ответ, откажутся от отправки письма и корректно завершат сессию.

Поиск дубликатов почтовых сообщений средствами Duplicate Email Remover

Таким образом, проверка адреса будет проведена совершенно незаметно для его владельца. Утилита Advanced Maillist Verify (www.massmail.ru/amv, 1,51 Мбайт, 700 руб., Windows 2000 / XP / Vista) осуществляет проверку адресов в два этапа – это позволяет добиться более высокой ее точности. Однако обе программы предназначены для работы со списками рассылки – то есть с текстовыми файлами, CSV-документами и адресными книгами, поэтому для проверки адресов контактов на актуальность придется предварительно экспортировать их в соответствующие документы. Технология использования Advanced Maillist Verify проста: в нее загружается список адресов, а затем щелчком по соответствующей кнопке запускается процесс проверки.

Поиск дубликатов контактов в Duplicates Remover for Outlook

По окончании ее в отношении каждого из адресов будет вынесен вердикт – либо адрес существует, либо не существует, либо это программе неизвестно. Какой-то процент адресов, актуальность которых неясна, к сожалению, всегда будет присутствовать, так как программные способы не позволяют выявить ряд несуществующих адресов. Связано это с тем, что часть почтовых серверов настроены так, что принимают все письма для своего почтового домена (включая письма с несуществующими почтовыми адресами) и лишь после этого информируют отправителя о том, что письмо не может быть доставлено.

Подготовка к поиску дубликатов сообщений при помощи плагина Potolook

Однако это еще не все. Проблема в том, что для проверки нужен список адресов в формате TXT или CSV. Сформировать его на базе контактов в Outlook полностью автоматически не получится, поскольку помимо адресов в файлах будет сохраняться и прочая информация. Если корректировать вручную полученный таким путем список вам не хочется (а кому, спрашивается, понравится заниматься столь нудным делом), то можно прибегнуть к помощи бесплатного плагина CodeTwo Outlook Export (www.codetwo.com/freeware/outlook-export, 1,04 Мбайт, Outlook 2000 / XP / 2003 / 2007). Он позволит быстро экспортировать адреса контактов (без прочей мишуры, неизбежно появляющейся при обычном экспорте из Outlook) из адресной книги Outlook в CSV-файл. Ну а затем полученный файл нужно будет подсунуть программе Advanced Maillist Verify, и дело в шляпе.

Проверка адресов при помощи Actual Contacts

Что касается плагина Actual Contacts (www.mapilab.com/ru/outlook/actual_contacts, 3,4 Мбайт, 700 руб., Outlook 2000 / XP / 2003), то он может напрямую проверять адреса контактов (DNS и SMTP), самостоятельно имитируя отправку на них писем. При этом предварительного экспорта списка контактов в файл не потребуется (это приятно), однако визуально процент выявления работающих и неработающих адресов средствами Actual Contacts заметно ниже, да и сама проверка производится медленнее. Зато несуществующие контакты можно будет удалить прямо из окна Actual Contacts. Запуск проверки осуществляется щелчком по кнопке «Проверка контактов» панели Actual Contacts.

Синхронизация данных Outlook на нескольких компьютерах
Если вы работаете на нескольких компьютерах (скажем, офисном, домашнем и ноутбуке) и / или на одном и том же, но в разных ОС, то проблема синхронизации почты, контактов и задач в PST-файлах знакома вам не понаслышке. Для ее решения существуют разные способы, один из них – это применение специальных программ.
В качестве таковых можно остановиться на PSTSync (www.outlooksync.com, 17,7 Мбайт, 1870 руб., Windows XP / Vista, Outlook 2000 / XP / 2003 / 2007) либо SynchPST (www.synchpst.com, 4,23 Мбайт, basic-версия – 1240 руб., professional-версия – 2180 руб., Windows 2000 / XP / Vista, Outlook 2000 / XP / 2003 / 2007).

Оба решения позволяют быстро и без проблем синхронизировать указанные данные из двух выбранных PST-файлов либо PST-файлы в целом. Провести синхронизацию с их помощью проще простого – достаточно активировать программу, указать в левой и правой панелях открывшегося окна синхронизируемые файлы и запустить процесс, щелкнув на кнопке Synchronize. Честно заработанный перекур всяко лучше напряженного кликанья.

Синхронизация PST-файлов в программе SynchPST

Резервирование почтовой базы
К сожалению, ни надежное оборудование, ни лицензионное программное обеспечение не гарантируют 100-процентной сохранности данных – актуально это и для почтовой базы, потеряв которую пользователь лишится всей контактной информации и множества важных для него сообщений. Надежнее всего проведение комплексного резервирования всей хранящейся на жестком диске информации (вместе с личными папками Outlook), но, если по каким-то причинам этот вариант для вас неприемлем, стоит периодически создавать резервные копии наиболее важных данных, в том числе и почтовой базы.

Подготовка к резервированию посредством Personal Folders Backup

Резервные PST-копии могут использоваться для восстановления текущего файла PST в случае его повреждения или удаления или импортироваться в Outlook при переносе почты на другой компьютер или переустановке системы. Подобное резервирование может осуществляться встроенными средствами самого Outlook («Файл» > «Импорт и экспорт») или с помощью бесплатного плагина от компании Microsoft – Personal Folders Backup (www.microsoft.com, 160 Кбайт, Outlook XP / 2003 / 2007), что немного удобнее.

Personal Folders Backup позволяет создавать точную копию файла данных PST, копировать резервную копию на локальный или сетевой диск и задавать промежуток времени, через который в Outlook должно отображаться напоминание о необходимости создания следующей резервной копии файла. Технология применения надстройки очень проста – достаточно выбрать в меню «Файл» опцию Backup, определить папку для хранения и имя резервной копии и сохранить / восстановить файлы. В сравнении с встроенными возможностями самого почтовика Outlook у резервирования через Personal Folders Backup два плюса: с одной стороны, не требуется отвечать на многочисленные вопросы мастера (в итоге процедура проходит быстрее), с другой – забыть провести резервирование не удастся благодаря системе напоминаний.