11 лет назад 8 июля 2009 в 15:39 1326

И для этого достаточно лишь обзавестись парой-тройкой подходящих дополнений, о некоторых из них мы сегодня и поговорим.

Быстрое редактирование текста
Большинству из нас довольно часто приходится вставлять в документы Word текст, сохраненный из внешних источников, например с web-страниц. При обычном подходе он будет скопирован вместе с параметрами форматирования, что очень неудобно. Чтобы этого избежать, приходится прибегать к помощи команды «Правка» > «Специальная вставка» > «Неформатированный текст», но это требует времени. Можно ускорить процесс, воспользовавшись бесплатной утилитой PureText (www.stevemiller.net/apps; 16 Кбайт; Windows 95 / 98 / Me / NT / 2000 / XP / 2003 / Vista). Технология ее применения очень проста – нужно сохранить форматированный текст в буфере обмена, щелкнуть по иконке программы в системном трее и вставить теперь уже «чистый» текст в документ. При желании процесс преобразования текста в «простой» может быть осуществлен и при нажатии хоткея – по умолчанию за данную операцию отвечает комбинация Windows + V, но ее несложно заменить любой другой.

Приведение к нормальному виду документов, набранных непрофессионально либо полученных с использованием OCR-программ, – занятие весьма утомительное: приходится удалять ненужные пробелы и пустые абзацы, заменять один вариант кавычек на другой, вводить тире вместо дефисов и пр. Каждую из названных операций несложно автоматизировать, создав соответствующий макрос, но это также отнимет немало времени. Есть более быстрый способ решения проблемы – воспользоваться бесплатными наборами макросов «Перестройка 2002» (Word 2000 / 2002) или Word Utilities (Word 2000 / 2002 / 2003). Оба набора разработчиками более не обновляются, но при желании в Сети можно найти их дистрибутивы: «Перестройка 2002» (www.softodrom.ru/ftp/372/rb2002.exe; 973 Кбайт), Word Utilities (Word 2000 – wordutilities.chat.ru/WU01.exe; Word 2002 – wordutilities.chat.ru/WU02.exe; Word 2003 – wordutilities.chat.ru/WU04.exe; варьируется от 350 до 485 Кбайт). С «Перестройкой» потребуется лишь выделить исходный текст, щелкнуть на одноименной кнопке и определить требуемые варианты преобразования.
В Word Utilities подобная операция называется «Перелопачивание», а для ее осуществления необходимо выделить исходный текст и выбрать из меню команду WU > «Перелопачивание текста». Параметры этой функции предварительно устанавливаются через меню WU > «Параметры Word Utilities».

Изменение комбинации горячих клавиш в PureText
Изменение комбинации горячих клавиш в PureText

Названные расширения помогут также при непосредственном наборе текста и его оформлении. Word Utilities упростит работу со списками. Поскольку Word продолжает нумерацию списков с того места, где она была прервана, то при создании нового списка каждый раз приходится устанавливать нумерацию с единицы, вызывая соответствующую команду. В Word Utilities ту же самую операцию можно выполнить, щелкнув по кнопке «Нумерация всегда с единицы». Кроме того, плагин позволит быстро совершать ряд других действий (часть из них были реализованы в Word 2003) – например, менять регистр в выделенном фрагменте, устанавливать для абзаца стиль «Обычный» и пр. В свою очередь, «Перестройка» окажется полезной при оформлении абзацев – для оптимизации размеров пробелов между словами и устранения коротких концевых строк абзацев (т. е. концевых строк, состоящих всего из одного-двух небольших слов), наличие которых в профессиональной верстке не допускается.

При подготовке некоторых документов обязательно требуется уместить их на строго определенном количестве страниц, например на одной. Однако бывает, что не влезает всего несколько строк. В этом случае приходится вручную подбирать нужный размер шрифта и межстрочных интервалов так, чтобы текст оставался по-прежнему читабельным. Эффективной альтернативой ручному подбору является плагин WrdTools (www.mso-tools.com/wrdtools/ru, 800 Кбайт, 330 руб., Word 97 / 2000 / 2002 / 2003). С его помощью можно быстро сжать текст за счет межсимвольных и межстрочных расстояний, причем в визуальном режиме. Предусмотрена и обратная операция растягивания текста на страницу.

Часто возникает необходимость исправить текст, по ошибке набранный в другой раскладке клавиатуры. Ее легко и просто решить, установив одну из клавиатурных утилит – например, бесплатное приложение Punto Switcher (punto.yandex.ru, 2 Мбайт, Windows NT 4.x / 95 / 98 / Me / 2000 / XP / Vista) либо один из наборов макросов: «Перестройка 2002» или Word Utilities. С помощью Punto Switcher случайно набранный в неверной раскладке текст тут же конвертируется, а раскладка меняется; предусмотрено также конвертирование текста по окончании набора при нажатии комбинации клавиш Shift + «пробел». Что касается названных Word-расширений, то они обеспечивают перекодировку текста только после его набора (нужный участок требуется предварительно выделить), причем Word Utilities умеет исправлять лишь русский текст, забитый в английской раскладке клавиатуры, в то время как в «Перестройке» реализованы оба направления преобразования. Кроме того, «Перестройка» может произвести поиск слов, состоящих из смеси русских и английских букв (подобная путаница довольно часто имеет место в случае распознавания текста OCR-программами либо недостаточно качественного набора), и после их анализа заменить английские буквы в русских словах и наоборот.

Настройка параметров преобразования текста с помощью набора макросов
Настройка параметров преобразования текста с помощью набора макросов
«Перестройка 2002»

Немалое число пользователей в силу характера их деятельности вынуждены часто вводить повторяющийся текст (например, стандартные блоки текстовых документов, имена вендоров или поставщиков и пр.). Набирать каждый раз такой фрагмент вручную неразумно – лучше однажды настроить его быструю вставку. Это можно сделать разными способами. Например, через буфер обмена Microsoft Office – он позволяет хранить 24 блока информации, но это не всегда удобно. Второй вариант – с помощью специальных менеджеров буфера обмена или Word-расширений. В качестве такого менеджера можно порекомендовать бесплатную утилиту Ditto (ditto-cp.sourceforge.net, 2 Мбайт, Windows 95 / 98 / 2000 / XP), а в качестве расширения – набор макросов WrdTools. При использовании названных решений вначале потребуется создать небольшую базу данных, состоящую из набора часто используемых текстовых фрагментов (таких баз может быть и несколько).

В случае Ditto необходимо будет также отключить сбор данных, указав в контекстном меню программы команду Disconnect from ClipBoard (в противном случае сведения в базе будут перезаписываться). После этого можно будет быстро вставлять ранее сохраненные слова и словосочетания в нужные поля перетаскиванием или нажатием правой кнопки мыши. Это позволит не только ускорить процесс ввода данных, но и избежать немалого числа непременно возникающих при ручном наборе ошибок.
При редактировании зачастую приходится проверять работоспособность большого количества URL в Word-документах. Для этого разумнее прибегнуть к помощи бесплатного плагина Document Hyperlink Checker (www.ablebits.com/word-hyperlink-manager-addins, 1,28 Мбайт, Word 2000 / 2002 / 2003 / 2007). Он автоматически просмотрит гиперссылки во всем документе либо на указанной его странице и выявит среди них как «подозрительные» в плане написания, так и неработоспособные. Для вывода списка всех URL достаточно щелкнуть на кнопке Show All, а только некорректных – на кнопке Suspicious. При наведении мыши на любой адрес из перечня URL будет показан его полный вид, а при клике по нему – соответствующий фрагмент документа.


Просмотр списка всех (слева) и только некорректных (справа) ссылок (Document Hyperlink Checker)

Быстрая замена текста
Бывают ситуации, когда требуется произвести поиск с заменой сразу во многих документах. Такая необходимость может возникнуть, например, в случае изменения названия одного из продуктов компании, адресных данных либо иной подобной информации, которая присутствует во множестве файлов. Проведение поиска и замены вручную отнимет массу времени. Ускорить работу поможет утилита WordPipe (www.excelsearchandreplace.com, 2,14 Mбайт, 3400 руб., Windows 95 / 98 / Me / NT / 2000 / XP / Vista). WordPipe очень быстро просмотрит и изменит множество файлов Word. За один раз она способна производить операции «поиска-замены» сразу нескольких элементов (например, исправлять во всех документах название компании, ее телефонный номер и адрес), при этом возможно наличие в исходных материалах паролей на доступ. При поиске можно пропускать заголовки, учитывать регистр, а также задавать все формы интересующих слов. Использовать утилиту очень просто – следует указать список файлов (что удобнее сделать из «Проводника»), ввести шаблоны замены, задать условия поиска и запустить процесс преобразований, щелкнув по кнопке Start.

Упрощение работы с таблицами
При работе с таблицами для достижения желаемого результата приходится выполнять огромное количество самых разнообразных действий: настраивать их внешний вид, транспонировать, изменять форматы ячеек, осуществлять перерасчет данных в них и пр. Здесь тоже могут помочь подходящие дополнения. Так, например, бесплатный плагин Table Template Manager (www.ablebits.com/word-tables-templates-addins, 1,21 Мбайт, Word XP / 2003) позволит ускорить процесс создания однотипных таблиц. Технология его применения следующая: вводится коллекция шаблонов, которые затем можно будет вставлять в нужный документ одним нажатием кнопки. При сохранении шаблонов запоминается не только структура таблиц (то есть количество столбцов, строк и положение разбитых либо объединенных ячеек), но и особенности их форматирования (формат границ и текста). При желании в виде шаблона можно сохранять таблицы вместе с данными.


Проведение поиска с заменой посредством WordPipe

Набор макросов «Перестройка 2002» позволит быстро форматировать все таблицы в документе по образцу. Для этого потребуется установить в любую из таблиц курсор, запустить соответствующий макрос и подобрать оформление, задав с помощью команды «Таблица» > «Автоформат таблицы» нужный стиль автоформата. Затем нужно выделить весь документ (или часть его) и через макрос «Перестройка 2002» запустить процесс форматирования, по окончании которого все таблицы в выделенной области окажутся оформленными одним и тем же стилем. При помощи набора макросов Word Utilities несложно осуществить вставку в документ таблицы вместе с отформатированным по центру заголовком, а также запретом разрыва строк таблицы, который встроенными средствами Word пришлось бы устанавливать вручную.

Расширение WrdTools позволит одним щелчком правой кнопки мыши осуществить во всем документе изменение формата и / или выполнить перерасчет чисел и дат. С его помощью можно, например, увеличить все цены в прайс-листе на 15% или передвинуть даты на некоторое количество дней, месяцев и лет вперед или назад – нужно лишь указать коэффициент перерасчета и столбец, в котором он должен быть произведен. В Word Utilities можно воспользоваться встроенным калькулятором – для этого потребуется ввести нужную формулу (например, 5 х 45 / 3) прямо в тексте документа, затем выделить фрагмент и вызвать команду WU > Tools Calculate (результат будет сохранен в буфере обмена, и его можно будет вставить в нужное место). Еще более широкие возможности в плане ускорения математических вычислений представлены в плагине SumsBox (www.mso-tools.com/sumsbox/ru/sumsbox.zip, 464 Кбайт, 170 руб., Word 97 / 2000 / 2002). Он пригодится для проведения расчетов в выделенных ячейках (например, несложно вычислить сумму значений всех ячеек в столбце) и автозаполнения столбцов и строк, определяемых по формулам.
Нередко в процессе работы с таблицами выясняется, что первоначальный их вид оказался неоптимальным, – в таком случае приходится менять местами столбцы со строками. На помощь придет расширение WrdTools, в котором для «перевертывания» таблицы достаточно выделить ее и кликнуть по кнопке «Транспонировать таблицу». При подобном преобразовании может (зависит от выбранного метода) сохраниться форматирование элементов.

Вычисление столбца «Сумма» средствами SumsBox
Вычисление столбца «Сумма» средствами SumsBox

Представление чисел прописью
При оформлении денежных документов приходится представлять числа прописью, что довольно утомительно. Теоретически Word можно настроить так, чтобы он самостоятельно преобразовывал указанные числа соответствующим образом, – это реализуется путем создания конструкций с ключом *CardText, но на практике проделывать это довольно неудобно и долго. Процесс можно значительно упростить, если воспользоваться бесплатными наборами макросов, такими как Word Utilities или Untaco-NDS (orlovs.pp.ru/soft.php, 80 Кбайт, Word 2000 / 2002 / 2003), либо подходящей утилитой – например, платной программой DigitalToWord (www.
oleansoft.com/rus, 184 Кбайт, 200 руб., Windows 98 / 2000 / XP). Word Utilities преобразует числа в интервале от ноля до миллиарда, поддерживает только рубли и позволяет вставлять суммы прописью двумя способами – с помощью контекстного меню, выделив соответствующее число в тексте документа или путем ввода в открывшемся при вызове соответствующего макроса диалоговом окне.

Плагин Untaco-NDS не только умеет представлять числа прописью, но и может автоматически обновлять расшифровки при изменении значений. В нем реализована поддержка девяти видов расшифровок (рубли, доллары, франки, фунты, евро, марки, гривны, проценты и обычные числа) и всех падежей (только для русского языка). Возможна автоматическая вставка фразы «в том числе НДС…» с указанием процента НДС, числового значения налога и его отображения прописью (ставка НДС может быть изменена). Чтобы число было «написано словами», нужно кликнуть в верхнем меню по кнопке с названием валюты либо формата числа.
Утилита DigitalToWord понимает три вида валют (рубли, доллары и евро) и преобразует числа в интервале от ноля до 4 млрд. Для ее использования достаточно запустить программу и скопировать в ее окно нужное число. Это автоматически приведет к появлению в окне и буфере обмена суммы прописью, а пользователю останется лишь вставить ее в нужный документ. Также программа позволяет вычислять и вставлять в текст НДС (ставку можно менять) и проверять правильность написания ИНН юридических и физических лиц.

Конвертирование Word-документов в формат HTML с помощью Word Cleaner
Конвертирование Word-документов в формат HTML с помощью Word Cleaner

Быстрое конвертирование Word-документов
При работе с Word-документами весьма полезной может оказаться возможность преобразования созданных документов в другой формат – в первую очередь в HTML и PDF. Стандартные средства текстового редактора Word позволяют легко создавать HTML-документы, однако при этом в файл записывается много совершенно ненужной информации – размер полученных в итоге веб-страниц увеличивается, и с ними становится сложно работать. Существует несколько способов уменьшения размера созданных в Word HTML-файлов. Один из них – с помощью утилит Word Cleaner (www.zapadoo.com, 26,9 Мбайт, 3400 руб., Windows Me / 2000 / XP / Vista) и Word to HTML (www.word-to-html.com, 3,7 Мбайт, 1600 руб., Windows Me / 2000 / XP / Vista). Оба решения могут быть использованы для преобразования одиночных файлов либо сразу нескольких документов формата DOC и на выходе генерируют файлы HTML с достаточно чистым кодом.

А Word Cleaner дополнительно умеет преобразовывать файлы форматов RTF и TXT и очищать HTML-файлы, ранее конвертированные в самом «Ворде». В обеих утилитах требуется лишь указать исходные документы и запустить процесс, что можно сделать из контекстного меню «Проводника» либо из интерфейса самой программы (только для Word Cleaner). Что касается поддержки экспорта в формат PDF, то она предусмотрена лишь в Word 2007 (для этого требуется загрузить бесплатный PDF-конвертор с сайта Microsoft Office Online). В случае использования предыдущих версий текстового редактора придется задействовать дополнительный инструментарий от сторонних разработчиков – например, утилиты ABBYY PDF Transformer (www.pdftransformer.ru, 52 Мбайт, 1490 руб., Windows 2000 / XP / Server 2003 / Vista) либо Convert Doc to PDF for Word (www.8848soft.com, 3,13 Мбайт, 1700 руб., Windows 95 / 98 / NT / 2000 / Me / XP / Vista).

Создание PDF-файла
Создание PDF-файла с помощью Convert Doc to PDF for Word

Обе программы очень просты в применении и позволяют создавать PDF-файлы с сохранением всех элементов форматирования непосредственно из окна Word одним кликом мыши. Кроме того, ABBYY PDF Transformer дополнительно умеет делать PDF-файлы из таблиц Excel, презентаций PowerPoint, диаграмм Visio и HTML-файлов, а также подгонять размер результирующего документа под определенный объем, что актуально, например, в случае отправки документа по электронной почте либо его публикации в интернете. Можно найти более дешевые либо даже бесплатные решения – в их числе Document2PDF Pilot (www.colorpilot.ru, 3,78 Мбайт, 500 руб., Windows 98 / Me / 2000 / XP / 2003 / Vista) и doPDF (www.dopdf.com/ru, 1,42 Мбайт, Windows 2000 / XP / 2003 Server / Vista). Document2PDF Pilot обеспечит быстрое преобразование файлов самых разных форматов, включая DOC, в PDF-документы. Надо лишь открыть окно утилиты, добавить документ и щелкнуть на кнопке «Конвертировать». Предусмотрена возможность корректировки параметров создаваемого PDF-файла – можно встроить шрифты, добавить номера страниц, настроить параметры безопасности и отрегулировать степень сжатия JPEG-изображений. doPDF позволит создать PDF-документы из любых приложений с поддержкой печати, включая Word. Для конвертирования файла в формате DOC его нужно будет открыть в текстовом редакторе и отправить на печать, указав в качестве принтера виртуальный принтер doPDF. При этом можно задать размер страницы и разрешение изображений.

Использование даже одних лишь бесплатных решений из данного обзора поможет вам заметно повысить автоматизацию рутинных операций, сэкономив массу времени и сил. Однажды потратив час-другой, вы впоследствии будете получать стабильный «бонус» в виде освободившихся минут и повысившейся производительности. А приобретенное таким образом профессиональная преимущество «в лихую годину», возможно, заставит очередное сокращение штатов в родной компании обойти ваш стол стороной.

Никто не прокомментировал материал. Есть мысли?