Выбор оборудования для офиса

Офисная работа – это первая область, где пригодились персональные компьютеры. Как только вычислительные машины стали небольшими по габаритам и доступными для небольших контор по деньгам, они мгновенно заняли многочисленные столы для белых воротничков. С тех пор (ориентировочно с 80-х годов прошлого века) автоматизация бумажной работы лишь набирала обороты, и на данный момент этот процесс фактически завершен. Везде, где есть электроэнергия, в каждой компании обязательно есть хоть один комп.

Другое дело, что пользоваться им сотрудники офиса умеют в единичных случаях (смотри, например, замечательный сайт www.ithappens.ru). Однако в этом материале речь пойдет не о проблеме обучения бухгалтеров и юристов правильному обращению с софтом и железом. Нет, рассказ будет о том, как правильно выбирать офисные компьютеры и периферию.

Общие места
Итак, для современного сотрудника любой фирмы, частной или государственной, на рабочем месте совершенно необходим компьютер определенной конфигурации. Он не должен быть слишком мощным. Во-первых, неторопливые конфигурации существенно дешевле, чем быстрые. А во-вторых, если переборщить с производительностью машины, сотрудник, вместо того чтобы заниматься делами, будет отвлекаться на игры или другие приложения неофисного характера (вплоть до редакторов видео). Оно надо? Современный ПК весьма умеренной мощности, даже с одноядерным центральным процессором, без проблем справится с любыми офисными задачами.

Если на то пошло, давайте вспомним, какие приложения обязательно используются в делопроизводстве. Текстовый процессор – раз, табличный процессор – два, и разнообразные базы данных – три. Самый тяжелый для аппаратуры вид приложений из перечисленных – базы данных. В связи с этим они чаще всего располагаются на относительно мощном сервере, а служащие конторы работают с ними удаленно, по сети. Таким образом, в большой вычислительной мощности отпадает всякая надобность.

Тем не менее не стоит брать морально устаревшие машины, на базе Pentium 4, Athlon 64 или более ранних процессоров. Точнее, не следует комплектовать подобными б/у-агрегатами рабочие места. При этом новый комп в офис имеет смысл собирать (или приобретать готовый) на базе следующих процессоров: Intel Atom, AMD Athlon II и, как ни странно, Intel Pentium Dual-Core (причем c разъемом LGA 775). Конечно, платформа LGA 775 уже устарела, однако LGA 1156 проигрывает ей в производительности на рубль, причем до сих пор весьма существенно.

Итак, с компьютером разобрались, можно присмотреть периферию. С монитором все очевидно: его возможности для офиса некритичны, однако большое разрешение не помешает, потому что позволит оперировать несколькими окнами одновременно, что бывает удобно. Учитывая, что нормальный Full HD-дисплей сейчас можно приобрести тысяч за семь рублей, это вполне приемлемый для конторы вариант. Клавиатуру и мышь имеет смысл выбрать без особых наворотов – проводные и недорогие.

Дополнительные клавиши на борде не нужны, так как чаще всего пользователи на них не нажимают – стандартные сочетания удобнее. А вот на мыши не помешают пара лишних кнопок, которые можно запрограммировать на команды «Вырезать» и «Вставить» – самые полезные в любой работе с документами. Ну и, конечно, желательно, чтоб «грызун» уверенно позиционировал курсор, катаясь по поверхности стола, чтобы не было нужды в коврике. Теперь обратим внимание на более важные для канцелярии периферийные устройства. Это принтер и сканер. Подробнее я расскажу про них в следующих разделах – сначала про принтеры, потом про сканеры. А затем поведаю и про гибридные девайсы.

С компьютера на бумагу
По одному из небезызвестных законов Паркинсона, поток бумаг как в мире, так и в отдельно взятом учреждении увеличивается с течением времени вне зависимости от того, нужно это кому-нибудь или нет. Следствием этой не доказанной, но очевидной теоремы является растущий спрос на печатающие устройства – собственно, принтеры. Сейчас на практике в офисах применяются три основных вида принтеров: матричные, струйные и лазерные.

Матричные принтеры были популярны в 80-90-х годах XX века. На тот момент остальные технологии печати были слишком дорогими в эксплуатации. Матричные принтеры устроены так: краска переносится на лист бумаги с красящей ленты (такой же, как в печатной машинке) за счет того, что по ленте бьют иголки печатающей головки. Из-за сравнительно малого размера иголок таким способом удается формировать изображение и, разумеется, текст. У матричных принтеров много характерных недостатков – это и невысокая скорость работы, и шумность, и низкое качество печати. Для некоторых целей, например для распечатки квитанций в банках, они удобны и потому до сих пор используются, однако по большей части их сменили более современные струйные и лазерные аппараты.

Струйные принтеры формируют изображение с помощью печатающей головки весьма сложной и тонкой конструкции. Головка прицельно брызгает каплями краски на определенные точки листа бумаги. Основное достоинство струйных принтеров – очень хорошая, особенно по сравнению с другими технологиями, цветопередача (при правильной настройке, разумеется). В офисе цветная печать чаще всего не нужна вообще, а даже если и нужна, то адекватность цветов точно не требуется. Еще один плюс струйных принтеров, впрочем тоже востребованный в основном для печати фотографий, – их высокое разрешение. У них есть и важное для офиса достоинство – более низкая, чем у лазерников, стоимость.

Однако дешевизна струйных печатающих устройств с успехом компенсируется заоблачными ценами на расходные материалы – то есть на картриджи с чернилами. На данный момент даже самые экономичные по части чернил современные струйники (кстати, сами по себе недешевые) все равно требуют в среднем более частой замены картриджа, чем их лазерные коллеги. Хотя в каждом конкретном случае надо смотреть на ресурс и цену картриджей, и ниже я напомню об этом еще раз. Если офисный сисадмин решится на установку системы непрерывной подачи чернил или дозаправку картриджей, ему, быть может, удастся сделать струйный принтер менее дорогим в использовании (см. врезку). Однако на мой вкус предпочтительней будет использовать лазерный агрегат.

Лазерные принтеры работают по тому же принципу, что и копиры. Лазерный луч светит на определенные точки электрически заряженного фотовала, поверхность которого под действием света начинает проводить электрический ток. Из-за этого подсвеченные точки вала разряжаются. После этого фотовал посыпается малым количеством красящего порошка (тонера), заряженного одноименно с фотовалом. Порошок прилипает к его поверхности только в точках, не несущих заряда, а от остальных отталкивается. Затем тонер переносится с фотовала на бумагу, имеющую противоположный с ним электрический заряд, и приплавляется к ней нагретым валом (печкой).

За счет такой достаточно хитрой на первой взгляд процедуры на бумаге получаются красивые, четкие и на удивление недорогие отпечатки. Преимущества лазерных принтеров – стабильно качественная печать, сравнительно медленный расход тонера (невысокая цена отпечатка). Недостатки тоже есть, но они критичны не для офиса, а для распечатки фотографий, которую лазерникам, как правило, не доверяют – разрешение и цветопередача не позволяют. К тому же раньше цветные лазерные принтеры были астрономически дорогими и не очень удобными, хотя на данный момент их цена загнана в рамки приличия, как и габариты, и уровень шума.

Итак, для использования в офисе я безоговорочно рекомендую черно-белые лазерные принтеры. Они печатают в среднем намного быстрее струйников и более дешевы в эксплуатации. В модельных рядах известных фирм есть как бюджетные аппараты для скромных контор, так и более дорогие, но очень производительные «гробы» для больших организаций. И наконец, не только с покупкой новых, но зачастую и с дозаправкой старых картриджей для лазерников нет проблем. Не умеете или не хотите заниматься этим самостоятельно – можете заказать заправку опытным специалистам, благо они есть везде и берут недорого (чаще всего порядка 20% стоимости картриджа, но бывает и больше, и меньше).

А хотите все-таки научиться реанимировать картриджи своими руками – ищите инструкцию в Сети, она, скорее всего, там есть. Производители лазерных принтеров такую практику, конечно, не одобряют, но в реальных боевых условиях возможность досыпать порошка в картридж – одна из критических характеристик при выборе принтера в офис. В том числе поэтому определенные модели принтеров и МФУ (что это такое, смотри ниже) пользуются большим спросом, чем другие, похожие, – их картриджи проще и дешевле заправлять!

Следует иметь в виду, что фотобарабан (фотовал) лазерного принтера со временем изнашивается, и его надо периодически менять. Симптом износа фотовала – бледные отпечатки при полном картридже. В некоторых моделях принтеров фотобарабан заменяется отдельно от других деталей, а в других (в том числе во многих офисных вариантах) является частью картриджа. В этом случае при «посадке» фотовала иногда проще все-таки купить новый картридж, хотя при некоторой сноровке их можно заменять и в картриджах (у меня получалось). К тому же специалисты по заправке часто предлагают поменять фотовал при наличии в картридже такового.

Одним словом, при разумном подходе лазерный принтер будет самым надежным и экономичным решением для офиса, и струйники пока не сумели вытеснить лазерники из этой ниши, хотя пытаются уже не первый год. Про то, как выбирать лазерный принтер, смотрите далее, а про заправку картриджей читайте врезку.

С бумаги на компьютер
Устройство, переводящее изображение в цифровую форму, называется сканером. Определение некорректное, потому что под него попадают такие девайсы, как цифровые фотоаппараты. Однако офисный сканер легко отличить от других устройств. Он нужен для того, чтобы оцифровывать (сканировать) бумаги, и мало какая организация сегодня может без него обойтись. В офисах используются сканеры одного-единственного вида – планшетные, поэтому специальные их разновидности вроде ручных для штрихкодов и барабанных, применяющихся в полиграфии, оставим за кадром. Планшетные сканеры имеют сверху плоское стекло, по размерам обычно чуть больше листа формата A4. Сверху на стекло кладется, сканируемой поверхностью вниз, бумага. Затем она прижимается крышкой, и подается команда на сканирование.

Теперь о некоторых нюансах этого процесса, которые нелишне прояснить работникам офиса. Если поверхность с изображением или текстом прижата неплотно (например, это разворот толстой книги, гнущийся в середине), в местах, не прилегающих к стеклу, картинка получается неконтрастной и размытой – как предмет не в фокусе на фотографии. Иногда это ведет к нечитабельности текста, поэтому при сканировании надо всегда следить за тем, чтобы документ всей поверхностью прикасался к стеклу.

В то же время давить всем своим весом на стекло нельзя даже хрупким девушкам из бухгалтерии (смайл) – оно не выдержит этого и треснет, после чего аппарат придется как минимум чинить, а скорее всего просто покупать новый. Еще при сканировании нельзя двигать бумагу по стеклу – если это сделать, изображение получится размытым. Как художественный спецэффект это смотрится здорово и креативно, но прочесть важный документ наверняка помешает. Наконец, сканировать можно не любые предметы, а только бумагу. По крайней мере, рядовым сотрудникам фирмы. А админ в свободное от работы время (гы-гы) может поэкспериментировать с футболками и дискетами, только осторожно.

Туда и обратно
Аппараты, объединяющие в одном корпусе принтер и сканер, по-русски принято обозначать аббревиатурой МФУ. Она расшифровывается как «многофункциональное устройство», и потому ее смысл навскидку весьма расплывчат – устройств с одной функцией существует мало (смайл). Но как-то так повелось, что МФУ означает именно «принтер + сканер с функцией копирования без участия компьютера». Да, можно, просто воткнув аппарат в розетку, копировать на нем документы, как на ксероксе. В офисе эту функцию переоценить невозможно. Некоторые МФУ снабжаются также встроенным факсом и телефоном – по нынешним временам сомнительной полезности фишка, но в некоторых конторах она востребована.

Своим внешним видом эти девайсы мало чем отличаются от собственно принтеров. А тем, кто пользовался копировальной техникой, они покажутся еще более знакомыми. В абсолютном большинстве случаев сверху в МФУ встроен планшетный сканер. На него кладется документ, который потом сканируется или копируется. А принтер – он и есть принтер. Существуют МФУ на базе струйных и лазерных печатающих устройств, и лазерные для офиса предпочтительнее. Почему – вы уже знаете. Разница в цене между принтерами и МФУ, конечно, не равняется нулю, но и не особо велика. Поэтому гибридные устройства быстро обрели популярность, как только появились в продаже, и сдавать позиции не собираются. Итак, как выбрать подходящее МФУ? Прежде всего решите, нужен ли на данном конкретном рабочем месте сканер и копировальный аппарат – возможно, достаточно будет принтера. Если остальные функции МФУ все же востребованы, то лучше его и взять.

Свежая струя
Заправка картриджей для струйного принтера требует ловкости рук и аккуратности. Часто фирмы, реанимирующие картриджи для лазерников, за нее даже не берутся – приходится возиться самому. Итак, прежде всего следует добыть в Сети инструкцию к конкретной модели картриджа для определенного аппарата и досконально проштудировать во избежание ошибок. Затем надо купить подходящую краску и шприц для заправки (можно обычный одноразовый медицинский, пятикубовый). Если используется несколько картриджей разных цветов, их обязательно надо заправлять разными шприцами – чернила нельзя смешивать! Заправку следует производить на столе, с которого убраны все предметы, особенно документы и техника. Стол надо застелить клеенкой или полиэтиленом (можно пакетами), а сверху газетами или другой макулатурой. Да, именно так, в два слоя, на случай разлива большого количества чернил.

Чаще всего необходимо проделать дырку в определенном месте в крышке картриджа. Ни в коем случае не делайте это иглой шприца – кончится это загнанной под кожу принтерной краской, я гарантирую! Воспользуйтесь шилом, а лучше специальным буравчиком – их можно достать в тех же лавках, где чернила. После долгого простоя без дела сопла печатающих головок струйников забиваются засохшей краской. В таких случаях перед заправкой картридж промывают специальной жидкостью. Как именно это делать, вам расскажет продавец в той же лавке расходников.

И наконец, чтобы не мучиться с заправкой фирменных, устойчивых ко взлому картриджей, люди придумали для некоторых моделей принтеров специальные дозаправляемые, с пробками. А еще есть системы непрерывной подачи чернил (СНПЧ), и это отдельная тема. Впрочем, как я уже говорил, игра со струйными принтерами и МФУ в офисе не стоит свеч. Мучений с ними много, а толку несопоставимо меньше, чем от лазерников. Их стихия – фотопечать. И в случае, если вы часто печатаете фото, имеет смысл присмотреть себе не только принтер, но и СНПЧ к нему. А если печатаете нечасто, можно обойтись и фирменными картриджами.

Выбор конкретного аппарата
Выбирая принтер или МФУ, приблизительно оцените нагрузку на него в страницах в месяц. Если она небольшая, можно обойтись бюджетной моделью. Если счет идет на многие тысячи страниц в месяц, лучше взять более производительную и дорогую модель. К принтеру, кстати, относится то же самое. Максимальная нагрузка, которая указывается производителем, – это число страниц, которое аппарат осилит за месяц работы в штатном режиме, и его лучше не превышать.

Теперь перечислю остальные важные свойства печатающего агрегата, с пояснениями. Ресурс принтера или МФУ – количество страниц, которое он должен напечатать за срок своей службы. Цифра ориентировочная, бывает, что аппараты ломаются раньше, бывает, что позже этого срока. Я видел один заслуженный бюджетный лазерник, который сломался, только когда превысил свой ресурс в два раза, и после недорогого ремонта напечатал еще несколько тысяч страниц.

Волшебный порошок
Заправка картриджей для лазерников – дело, с одной стороны, куда менее хитрое, чем в случае со струйными принтерами, а с другой – и в нем много подвохов. Прежде всего нечасто, но все же попадаются девайсы, для которых существуют только родные картриджи, естественно строго одноразовые. Но в более благоприятных для кошелька случаях заправка возможна. Другое дело, что иногда осуществить ее самому несложно, а иногда проще отдать профессионалам и заплатить им. Этот случай мы не рассматриваем, потому что с ним все ясно. А если возникают вопросы, у квалифицированного заправщика можно все уточнить.

Теперь предположим, что вы решили заправить картридж самостоятельно. В таком случае прежде всего найдите инструкцию, где подробно расписано, как это делается. Затем нужно купить подходящий порошок. Кроме него неплохо достать специальную воронку – она навинчивается на банку с тонером, и благодаря ей он меньше просыпается. Не удалось достать специальную – пользуйтесь обычной, но строго непищевой: тонер ядовит! По той же причине необходимо добыть респиратор и производить заправку в нем. Чадра из обычной ткани помогает недостаточно – частицы тонера очень мелкие, проникают в малейшие зазоры. Респираторы продаются в строительных магазинах.

Вы еще не передумали заправлять и добыли-таки респиратор? Отлично. Теперь расчищаем стол, плотно застилаем его газетами, закрываем все окна и двери в помещении – устраняем сквозняки, чтобы тонер не разносило ветром. Надеваем респиратор, фартук (чтобы не испачкать одежду, лучше запастись и им, а еще лучше – лабораторным халатом) и приступаем к разборке картриджа, вытрясанию в заранее подготовленный мусорный пакет отработанного тонера и прочим стадиям заправки.

Просыпанный тонер нельзя собирать бытовым пылесосом – его фильтры порошок не задержат, и тонер разлетится по воздуху. Порошок смывается мокрой тряпкой, лучше мыльной водой. Кстати, от рук он тоже отмывается мылом. Да, и еще: лучше производить заправку в резиновых перчатках.

Ресурс картриджа – это количество страниц, на которое в нем хватает порошка. Обычно подразумевается печать текста на бумаге формата A4 при 5-процентном заполнении. Как правило, цифра адекватна реальному количеству отпечатков. Цена картриджа – естественно, важный параметр. Отношение цены картриджа к его ресурсу дает цену отпечатка (без учета стоимости бумаги). Это важнейший параметр. Именно по нему лазерники значительно обходят «струйных собратьев».

Далее, скорость печати – она измеряется в страницах в минуту и у современных лазерных принтеров и МФУ особо малой не бывает. И все же перед покупкой ее стоит узнать. Время печати первого листа – значимый параметр. У некоторых, особенно немолодых, моделей лазерников он оставляет желать лучшего.

Остальные действительно интересующие нас свойства устройств для печати их производители не публикуют. А значит, их тем более необходимо знать. Итак, прежде всего нам пригодились бы сведения о наличии в природе и о цене дозаправляемых картриджей под данный принтер или МФУ, а также тонера для них. Этот важнейший для деятелей отечественного бизнеса нюанс можно уточнить в интернете, воспользовавшись поисковой машиной, либо непосредственно у заправщиков, например на компьютерном рынке.

Далее, следует из тех же источников выяснить, есть ли на картриджах чип, который надо заменять или перепрограммировать после каждой дозаправки. И если да, то сколько стоят новые чипы, как сделать или где достать программатор, а также прочие технические тонкости. Еще надо узнать, где у данной модели лазерника находится фотовал (в картридже или отдельно от него), какой у него ресурс и сколько стоит новый. Если уточнить все это до покупки МФУ или принтера, а не после нее, можно избежать ненужных разочарований и существенных расходов.

На всякий случай еще раз напоминаю о том, что производители оргтехники одобряют только фирменные расходные материалы. При использовании заправленного не на заводе или просто неродного картриджа юзер лишается гарантии изготовителя. Однако с учетом не слишком высоких цен на негарантийный ремонт принтеров и астрономических – на фирменные расходники это мало кого останавливает (смайл). Еще одна любопытная черта современных офисных принтеров – их сетевые возможности. Некоторые печатающие устройства снабжаются сетевым интерфейсом (чаще проводным, но иногда и беспроводным).

С его помощью они могут присоединяться к локальной сети и становиться доступными всем ее компьютерам. Или не всем – тут возможны разные варианты настроек, политик доступа и прочего админского произвола. Вообще-то, принтер без интерфейса сети тоже легко сделать общедоступным, просто присоединив к компьютеру и «расшарив». В разных ОС это делается по-разному, однако такие возможности всегда есть. И это еще одна причина проектировать офисную локалку с умом и держать ее в рабочем состоянии. Сетевая печать – удобная штука.

Что осталось за кадром
Итак, основные устройства для работы с бумагами описаны. Однако в офисах встречается еще несколько видов цифрового оборудования. С самыми важными из них мы и разберемся. Прежде всего в уважающей себя и свой доход фирме каждый комп снабжается источником бесперебойного питания. Выбирать их следует, примерно зная, какую мощность ПК потребляет от розетки. Надо отдать должное офисным компам, они достаточно экономичные, поэтому в особо емких ИБП не нуждаются.

Кроме резервных источников электроэнергии в офисе используется сетевое оборудование. С ним все неочевидно, потому что класс устройств, которые имеет смысл задействовать, зависит от размеров локальной сети. В малых офисах с небольшим числом машин можно обойтись бюджетными свичами и роутером начального уровня, как в домашней сети. В более крупных лучше не поскупиться на профессиональные девайсы – да, они более дорогие, зато намного более надежные.

Поскольку сооружать большую офисную сеть можно, только очень хорошо продумав ее устройство и специфику для конкретных условий, мы рассмотрим случай с малой локалкой – там все несколько проще. Итак, для начала следует взять план помещений, обозначить на нем компьютеры сотрудников и определить, где будут установлены свичи. Особо тщательно надо продумать размещение роутера, который будет работать шлюзом между локальной сетью и интернетом. Надо обеспечить соединение всех устройств сети по возможности более короткими кабелями Ethernet.

После этого можно ехать за сетевым оборудованием. Свичи выбрать несложно, единственное – самые дешевые варианты брать не стоит. Они грешат тем, что воткнутые в них компьютеры периодически отваливаются от сети (все вместе). Такой зависший свич надо перезагрузить, выдернув из розетки и включив обратно. Почти всегда это происходит в самый напряженный момент рабочего дня и очень мешает. Более дорогие решения таким пороком, как правило, не страдают. Впрочем, лучше перед покупкой почитать материалы про выбранную модель в Сети.

Что до роутеров, то жалеть денег на них однозначно не стоит. Для малой сети, конечно, не нужны профессиональные многопортовые монстры. Однако необходима стабильно функционирующая модель, способная выдержать нагрузку больше среднестатистической домашней. Кроме того, не помешают некоторые продвинутые опции, такие как фильтрация URL по ключевым словам, фильтрация пользователей по MAC-адресам и прочие инструменты для управления правами доступа. У ряда маршрутизаторов все это реализовано в заводских прошивках, а на некоторые модели встанет альтернативная, со всеми нужными наворотами.

Еще один вариант, который раньше задействовался часто, а теперь несколько реже, – применить в качестве интернет-шлюза компьютер. Он сможет служить не только очень продвинутым роутером, но и прокси-сервером, который кэширует содержимое Всемирной паутины и, таким образом, экономит трафик и иногда повышает скорость. Конечно, настраивать комп под интернет-шлюз надо с умом, вооружившись документацией и не спеша. По большому счету это тема отдельного материала – нюансов там хватает. Зато при грамотно настроенном шлюзе можно управлять правами доступа к интернету куда более гибко, чем с помощью непрофессионального роутера.

Рассказывая про строение локальной сети, я упомянул проводное подключение компьютеров. Его надо организовать обязательно, но можно дополнить точкой доступа Wi-Fi. Чаще всего в роутере уже есть одна, и на малый офис ее хватает. Ее безопасности надо уделить максимум внимания: корпоративные данные не должны утечь в эфир! Для этого следует задать тип шифрования WPA2 и придумать устойчивый к взлому пароль. Желательно еще ввести для пользователей радиосети фильтрацию по MAC-адресу, чтобы, даже зная верное «заветное слово», «левый» человек не смог с ходу подключиться к ней.

Итого
Люди, которым внезапно приходится покупать в свою контору принтеры, сетевое оборудование и прочие комплектующие, чаще забывают какие-то важные нюансы. В результате организация несет дополнительные расходы. Эта статья – краткий справочник, напоминалка, сборник нехитрых правил выбора офисной цифровой техники. На всякий случай держите ее под рукой. UP