Ключевая особенность облачных «офисов» заключается в возможности быстрой и простой организации совместной работы нескольких пользователей над одним документом. Такие возможности перекрывают многие недостатки и ограничения онлайновых платформ. Одна из самых продвинутых облачных офисных платформ – сервис Документы Google.
Причины популярности облачного офиса Google понятны: тесная интеграция с Диском Google, хорошая функциональная оснащенность, бесплатное использование и привязка к аккаунтам Google, способствующая продвижению. Наконец, и это самое главное, продвинутые инструменты совместной работы, пожалуй, все еще лучшие в ряду сервисов конкурентов. В то же время совместная работа предполагает ряд нюансов, совсем не очевидных многим людям, которые привыкли работать с локальными офисными пакетами.
Первый такой нюанс – это уровни доступа к документам, критично важные при совместной работе. Важно понимать, что у Документов Google два аспекта разделения полномочий: первый определяет, кто может в принципе увидеть ваш документ, получить к нему доступ. Второй определяет, что допущенный, так сказать, к телу, посетитель сможет сделать с документом.
Уровней доступа предусмотрено несколько. Настраивать их можно как непосредственно в открытом документе, так и в менеджере Диска Google. Кстати говоря, в последнем случае совместный доступ можно предоставлять не только к индивидуальным файлам, но и к папкам целиком.
Документ может быть приватным, доступным только вам и явно приглашенным соавторам – тогда на панели инструментов на кнопке «Параметры доступа» будет стоять иконка замка. Приглашаются соавторы поименно, в соответствующем диалоге. Второй уровень – доступ к документу всех людей, обладающих прямой ссылкой на редактируемый документ. В этом случае замочек будет с небольшим глобусом. Следует учитывать, что ссылка может жить своей жизнью и особых гарантий того, что она не ляжет в свободный доступ, в общем-то нет, как и способов формального контроля процесса ее распространения. Получить эту ссылку, которую затем можно будет отправить потенциальным соавторам, можно в стандартном диалоге «Настройки совместного доступа». Наконец, глобус без замка означает, что документ открыт всем и каждому, в том числе в поисковых системах. В этом случае, правда, закрыт ряд опций, например, просмотр истории изменений документа.
Полномочия пользователя при работе с документом в целом стандартные: можно выдать разрешения на чтение, комментирование и на изменение содержимого документа. При приватном доступе к документу эти настройки могут быть индивидуально определены для каждого пользователя, получившего доступ к нему. Если же настройки доступа предполагают публичный доступ, данные опции определяются для всех пользователей со ссылкой оптом, поскольку индивидуальные настройки в данном случае смысла не имеют. Кроме того, можно управлять возможностями соавторов на приглашение других людей к просмотру или работе над документом. Более того, можно даже полностью передать документ другому владельцу. Это работает, естественно, только если у нового владельца есть собственный аккаунт Google.
Привлечение нескольких авторов – отличная идея, когда требуется свободный обмен идеями. Надо сказать, что Документы Google неплохо держат нагрузку и даже несколько сотен человек, одновременно обращающихся к вашему документу не приводят к заметным проблемам с быстродействием сервиса. Однако у групповой работы есть особенности. Одно из условий ее эффективности – четкое отслеживание изменений документа. Сохранение и откат версий документа при активной удаленной работе просто необходим. Это понимание пришло еще из вики-технологий.
Редакторы Документов Google автоматически создают логи всех изменений в активном документе. Списки версий выводятся на боковой панели, которую можно вызвать командой Файл – Просмотреть историю изменений (клавиатурная комбинация Ctrl+Alt+Shift+G). При выборе в списке нужной версии подсвечиваются все относящиеся к данной версии изменения в документе. При необходимости откат к любой из них потребует одного щелчка мыши.
Как говорит одна известная поговорка, ремонт невозможно закончить, его можно только прекратить. Это применимо и к редактируемым в онлайне документам. При работе с таблицами можно создавать защищенные диапазоны ячеек, когда вы, как автор и владелец документа, определяете общую структуру таблицы и не хотите, чтобы ваши соавторы вольно или нечаянно ее нарушили.
Держать руку на пульсе событий в активной группе соавторов помогают уведомления. В меню «Инструменты» – «Уведомления» можно указать точные события, сообщения о которых будут поступать на вашу электронную почту. Это могут быть внесение правок, заполнение форм, добавление или удаление соавторов. Можно получать немедленные уведомления или же ежедневную сводку. Второй вариант намного удобнее, если вы являетесь владельцем документа, но отдали его заполнение в руки группе своих коллег.
Не стоит пренебрегать и опциями комментирования. Поскольку для комментариев выделена отдельная боковая панель, получается нормальный чат непосредственно в окне документа, причем есть возможность отправлять как общие сообщения, которые увидят все участники работы, так и персональные сообщения. Для отправки таких сообщений используется привычная конструкция «@имя конкретного собеседника». Более того, если в процессе редактирования блок текста, к которому относился комментарий перемещается, сам комментарий перемещается вместе с ним.
На основе документов Google можно создавать несложные веб-приложения. Основные сферы применения – заполнение таблиц с помощью веб-форм, проведение опросов и голосований. То есть очень распространенные задачи, для которых использование баз данных, в общем-то, избыточно. Формы Google дали возможность работать с данными людям, которые и не слышали никогда о языках веб-разработки, но которые, например, организуют различные мероприятия, требующие регистрации участников через интернет. Включение этого инструмента именно в офисный пакет как раз подчеркивает утилитарный характер форм и простоту их применения.
Формы в Документах Google сохраняют данные в таблицы. Соответственно, перейти к созданию веб-приложения на их основе можно двумя путями. Первый – начать с создания самой формы, под которую будет создана соответствующая электронная онлайновая таблица, а также обратным способом. Второй вариант – генерация формы для уже существующего документа – в штатном редакторе электронных таблиц соответствующие инструменты вынесены в отдельное одноименное меню.
При создании приложения в режиме «от формы к таблице» предлагается галерея из нескольких десятков готовых шаблонов, уже содержащих нужные элементы и оформление. Редактор форм достаточно прост. Форма строится из объектов-вопросов различного типа, которые, собственно, и поставляют данные для таблицы, а также вспомогательных блоков: текстовых параграфов, иллюстраций и видеороликов. В зависимости от выбранного типа вопроса в редакторе появляются новые инструменты, позволяющие настроить блок вопроса. Надо заметить, что формы Документов Google поддерживают логику, например, можно настроить переходы к различным элементам в зависимости от того, какой выбор сделал пользователь в определенном блоке формы. После завершения создания формы редактор самостоятельно сгенерирует и разметит таблицу, предназначенную для сохранения собираемых данных.
Как уже было сказано, форму можно сгенерировать и на основе уже имеющейся электронной таблицы. Для этого в меню редактора выбираем пункт «Изменить форму». Редактор автоматически подставит в форму поля, которые вы, возможно, захотите заполнять с помощью формы. В случае простых таблиц изменения потребуются минимальные. В работу системы можно вмешаться в любой момент и самостоятельно добавить на форму нужные элементы, настроив их в соответствии со структурой таблицы. Готовая форма может быть распространена с помощью социальных инструментов Google или же встроена на произвольную веб-страницу, благо соответствующий код, как и положено, генерируется автоматически.
Когда в опубликованную форму заносятся новые данные, владельцу документа отправляется уведомление по электронной почте. Кстати говоря, в Сети уже можно найти готовые скрипты для Документов Google (да-да, здесь есть и поддержка собственного макроязыка, причем довольно полезного!), которые будут сразу включать в такое почтовое уведомление введенные посетителем данные, так что вам не придется каждый раз открывать саму таблицу для того, чтобы просматривать каждую новую запись.
Поскольку дальнейший анализ данных идет уже в стандартном редакторе электронных таблиц, мы можем использовать все доступные там инструменты, в том числе средства построения диаграмм и другой графики. Фантазии можно проявлять достаточно вольные. Чем не идея, например, нанести на карту сведения о географии поступивших заявок, благо Google предусматривает и такую возможность?
