Сервис Gmail в свое время совершил настоящую революцию, предложив «безразмерный» ящик и оригинальный веб-интерфейс, наконец-то практически не уступавший локальным клиентам. Более того, для управления почтой предоставлялся ряд новых функций – достаточно вспомнить цепочки сообщений и тегирование. В нашем обзоре мы расскажем о наиболее эффективных приемах работы в Gmail, а также приложениях, позволяющих раскрыть богатый функционал этого почтовика. Подразумевается, что читатель данной статьи уже работал с этим сервисом и знаком с его базовыми возможностями.
Встроенные возможности
Признайтесь честно: вы читали справку по Gmail? Полностью? Все 32 раздела? Тогда вас можно только поздравить с таким количеством свободного времени и заметить, что вы можете смело пропускать этот раздел нашего обзора. Если же вы были заняты более интересными делами и работали с почтой, задействуя только привычные фичи, милости просим – здесь собрано несколько стандартных, но в то же время наиболее полезных функций, познакомиться с которыми, правда, успевают не все пользователи Gmail.
Начнем с горячих клавиш, которые можно включить в настройках аккаунта Gmail. Не пренебрегайте данной возможностью – это избавит вас от массы лишних движений мышью. Кроме одиночных клавиш используются и клавиатурные комбинации. Их полный список мы приводить не будем, так как он имеется в справке ресурса.
Система поиска в Gmail выполнена на достаточно серьезном уровне – сказывается происхождение. Кроме простого поиска с помощью единственного поля ввода есть и аналог «Расширенного поиска» Google, который вызывается кликом по ссылке «Показать параметры поиска». Запрос в таком режиме составляется в разных полях, которые позволяют указать сразу несколько параметров.
C помощью инструмента «Быстрые ссылки» можно создать на боковой панели закладку для любой страницы Gmail. Например, с результатами поиска
Особо следует отметить язык запросов. Как известно, «обычный» Google официально и неофициально поддерживает десятки операторов, которые позволяют уточнять запрос напрямую в строке поиска. Аналогичная система действует и в Gmail для поиска почты, правда, здесь есть и своя специфика. Количество операторов гораздо меньше, однако есть среди них и особенные, например поиск писем с вложениями или ярлыками.
Использование поисковых операторов позволяет составлять запросы, недоступные в простом и расширенном режимах, например находить почту, имеющую несколько ярлыков. Если вы ищете письма, одновременно помеченные несколькими ярлыками, то есть применяете логический оператор «и», используется конструкция label:Ярлык1 label:Ярлык2, если же поставлена задача найти письма, отмеченные одним из нескольких ярлыков, то, как и в «большом» Google, смело набираем label:Ярлык1 | label:Ярлык2, а можно и напрямую указать оператор OR. Данные операторы можно комбинировать и с другими условиями поиска. Кстати, по умолчанию Gmail ищет в том числе и по логам чата. Если вам не нужна данная функция, это можно указать, опять-таки, с помощью поисковых операторов. Достаточно добавить к запросу -label:Chat, и мы будем искать только по своей почте.
Язык запросов можно использовать для поиска всех писем без ярлыков. Для этого применяется такой прием: в строке запроса перечисляются все имеющиеся в аккаунте ярлыки с оператором «или», вот только перед каждым оператором label:, как и в предыдущем примере с архивами чата, добавляется символ «-» (-label:). Если ярлыков у вас много, набирать каждый раз такую строку вручную неудобно.
Здесь нам на помощь приходит одна из экспериментальных функций Gmail – возможность создания персональных ссылок (подробнее об этих функциях будет рассказано ниже). После ее включения на боковой панели появляется новый элемент – список пользовательских ссылок. С его помощью можно создать закладку абсолютно для любой страницы Gmail, например с результатами поиска или с важными цепочками сообщений. Для этого необходимо нажать соответствующую кнопку, находясь на нужной странице, и задать имя ссылки.
Мощным инструментом Gmail являются фильтры. Создавать их можно прямо из поля в заголовках полученных писем – достаточно воспользоваться меню «Ответить», выбрав в нем пункт «Фильтровать похожие письма». Очень удобно сразу сделать несколько фильтров, отбирающих письма с определенными типами вложений: изображениями, музыкой или архивами. Кроме своего главного назначения, автоматической сортировки поступающей почты, фильтры способны работать как неплохое дополнение к штатной «спаморезке» Google, которая, кстати, отличается весьма достойным качеством.
Идеально защищенный от спама адрес – это, пожалуй, адрес, которого никто не знает и которым никто не пользуется. Поскольку в таком виде электронная почта просто бесполезна, e-mail все равно сообщается друзьям, коллегам или оставляется в качестве контактной информации на действительно нужных ресурсах. Ушедший «в народ» адрес рано или поздно станет добычей спамеров, в этом случае бывает интересно выяснить источник такой утечки. И в Gmail есть прием, который достаточно просто позволяет это сделать.
Дело в том, что написание адреса ящика Gmail может быть различным, при этом все письма будут исправно приходить на один реальный аккаунт. Указывая для разных адресатов свои «кастомизированные» адреса и настроив в реальном аккаунте Gmail несложные фильтры, мы получаем возможность точно локализовать источник поступающих сообщений. Получить такие «виртуальные мыла» можно простым добавлением дополнительных символов в реальный e-mail. Так, например, письма, отправленные на adres@gmail.com, a.dres@gmail.com и a.d.r.e.s@gmail.com, придут на один ящик – adres@gmail.com. Более того, вы можете добавить к имени ящика произвольный текст с помощью знака «+», что довольно удобно при подписке на всевозможные тематические рассылки. Выглядеть такой адрес в нашем примере может как adres+rassylka@gmail.com.
Кроме того, система не делает различий между одноименными адресами на серверах @gmail.com и @googlemail.com. Так что вариантов написания адреса одного аккаунта, как видим, может быть достаточно много. Конечно, это не панацея от спама, и, если вам приходится часто оставлять почтовый адрес в онлайне, например при регистрации на различных ресурсах или в ходе общения на форумах, имеет смысл пользоваться специальными «мусорными» ящиками или вообще сервисами, генерирующими временные псевдоящики. Не будем забывать, что многочисленные виртуальные адреса можно задействовать и в мирных целях – для удобной сортировки приходящей из нескольких постоянных источников почты: это займет гораздо меньше времени, чем настройка и просмотр нескольких отдельных аккаунтов Gmail.
Для создания пользовательских тем оформления Gmail предлагает несложный визуальный редактор
Еще один прием работает, если у вас нет иноязычных контактов. В этом случае можно отфильтровать все сообщения на иностранных языках, автоматически отправляя их в архив или помечая отдельным ярлыком. Для этого создаем простейший фильтр с параметром lang:ru – и еще один барьер на пути очередной редакции каких-нибудь «нигерийских писем» к нашим услугам.
В Gmail также присутствует функция временного «отключения» определенного адресата. Выбрав нужную цепочку писем, следует воспользоваться горячей клавишей m – и тогда все письма цепочки будут автоматически помечаться как прочитанные и отправляться в архив «Все письма», минуя «Входящие». Удобно для отдыха от рассылок, отказываться от которых полностью по каким-либо причинам вы не хотите.
Gmail, как и другие веб-приложения со сложным динамическим интерфейсом, любит хорошее соединение с интернетом. В реальной же жизни оно может быть самым разным, особенно если приходится много работать на ноутбуке в различных сетях. Первый способ ускорить загрузку Gmail – это выбрать режим «Простого HTML». Если же это не помогает, мы можем воспользоваться версией Gmail для мобильных устройств, загрузив ее в обычном браузере. Прямая ссылка на мобильную версию Gmail выглядит так: mail.google.com/mail/x.
Обращаться к ней можно как по обычному протоколу HTTP, так и по защищенному HTTPS. Здесь, само собой, не будет работать большинство функций стандартного Gmail, зато летать эта служба будет со скоростью света даже на интернет-канале самого отвратительного качества. Обзор стандартных функций завершим рассказом о системе «скинов». В конце концов, приятно выглядящий почтовый веб-интерфейс способствует продуктивной работе.
Пользователям Gmail доступна подборка готовых тем оформления. Кроме того, такую тему можно создать самостоятельно с помощью очень простого в освоении визуального редактора. Рядом со всеми доступными элементами интерфейса Gmail здесь присутствует выпадающее меню, в котором и определяется цвет элемента.
Экспериментальные функции Gmail Labs
Кроме стандартных инструментов в Gmail можно использовать и экспериментальные разработки, которые пока не перенесены в основной набор. Кроме того, среди них есть функции, которые объективно понадобятся только определенной части пользователей. Поскольку их основное назначение – это тестирование, они могут измениться или перестать действовать, если разработчики посчитают это необходимым.
После включения экспериментальных функций на панели Gmail появляется значок с изображением зеленой лабораторной колбочки, с помощью которого можно просмотреть список всех активированных на данный момент функций, выбрать новые, а также отключить их при возникновении проблем в работе почтовика. Все доступные экспериментальные функции Gmail перечислены на одноименной закладке в настройках аккаунта. Их несколько десятков, поэтому мы назовем только наиболее интересные.
Экспериментальные функции Gmail Labs перечислены на одноименной закладке в настройках аккаунта
Для некоторых категорий пользователей довольно полезным может быть включение «Суперметок». Это расширенный набор значков, который можно применять вместо стандартной «звездочки» для пометки важной корреспонденции. Ценность данной функции осознаешь, когда количество отмеченных писем переваливает за сотню и стандартная возможность отметки посланий, по сути, теряет смысл.
А при использовании суперметок впоследствии, например, можно будет легко найти все письма, отмеченные именно красной звездочкой или же синим восклицательным знаком. Для этого предусмотрены соответствующие поисковые операторы. В самой почте они включаются несколькими кликами по кнопке «Отметить» – доступные суперметки будут при этом последовательно перебираться.
Мы уже говорили выше о «быстрых клавишах» Gmail. Одно из экспериментальных дополнений позволяет настроить их все по своему вкусу. Поскольку изначально клавиатурные комбинации привязаны к англоязычным наименованиям действий и инструментов, можно без проблем перенастроить их на русский манер или же просто адаптировать их под свои привычки. Удобная вещь, хотелось бы со временем увидеть ее в стандартном наборе опций Gmail.
Сразу несколько экспериментальных функций связаны с отображением в почте Gmail контента с некоторых внешних интернет-сервисов. Включив их, мы получим возможность просматривать вместо простых ссылок миниатюры и ролики, если в письмах встречаются ссылки на файлы, размещенные на Picasa, Flickr или YouTube. В экспериментальном Gmail также доступен переводчик писем, основанный на возможностях сервиса Google Translate. Рискну предположить, что эта функция – один из первых кандидатов на включение в основную обойму Gmail.
Функция «Задачи» позволяет добавить к Gmail простейший органайзер для составления списков неотложных дел. Работа с ним чем-то напоминает работу с чатом почтовика – дополнение выводит небольшое окошко органайзера в правом нижнем углу страницы Gmail. Ряд экспериментальных функций позволяют несколько перестроить интерфейс почты, перенеся на правую сторону окна Gmail панели чата и ярлыков. Еще интересней фича, позволяющая перетаскивать мышью элементы боковой панели почтовика. Доступно и добавление в интерфейс Gmail гаджетов «Календарь Google», «Документы Google» или же вообще любого нужного вам гаджета по его прямому URL.
Ценной для продвинутых пользователей станет функция импорта и экспорта фильтров Gmail в виде XML-файлов – она позволит поделиться своими фильтрами с друзьями или коллегами. Кроме того, в Сети можно найти уже готовые подборки фильтров, которые можно «прикрутить» к своему почтовому ящику. В офисе, когда с e-mail часто отправляются различные документы, весьма удобной может стать своеобразная напоминалка о присоединенных файлах: если в тексте письма указано, что к нему приаттачены вложения, а в отправляемом письме их нет, перед отправкой сообщения она выведет предупреждение и предложит исправить ошибку. Другие полезные в повседневной работе дополнения помогают при поиске ярлыков или создают документы Google Docs на основе цепочки писем.
Отметим, что среди экспериментальных функций Gmail есть и приложения, созданные людьми с хорошим чувством юмора. В качестве примера приведем «Защиту от необдуманных писем». Эта иезуитская по задумке опция предлагает перед отправкой любого письма решить простую арифметическую задачку, которая предоставляется системой. Предполагается, что находящийся в состоянии аффекта пользователь не сможет отправить чересчур эмоциональное письмо или же это остановит его на несколько драгоценных секунд, переключит внимание и позволит привести в порядок свои мысли и эмоции. Опция «Почтоголик» в соответствии с настройками периодически на 15 мин. отключает почту и переводит встроенный чат в офлайн. В общем все как в старом добром компьютерном анекдоте: «Что ты тут все по клавишам клацаешь, иди лучше в футбол поиграй!»
Браузерные дополнения и приложения
К Gmail можно обращаться с помощью локальных почтовых программ. Это хорошо известная функция, и настройка соответствующих приложений не составит труда. Правда, в таком случае Gmail теряет значительную долю своего шарма, превращаясь пусть и в большой, но простой и безликий веб-ящик. В то же время для почтовика создан ряд дополнений и небольших программ, не заменяющих стандартный веб-интерфейс, а дополняющих его.
Создателями Gmail разработано несколько официальных, если можно так сказать, программ для взаимодействия с данным сервисом. В первую очередь это панель Google Toolbar, предназначенная для установки в наиболее распространенные современные браузеры. Сразу скажем, что она все-таки больше рассчитана на взаимодействие с Google, поскольку от Gmail там только один значок, информирующий о поступлении новых писем и предлагающий перейти на соответствующую страницу.
Экспериментальная функция «Пользовательские быстрые клавиши» позволяет изменять применяющиеся в Gmail клавиатурные комбинации по своему вкусу
Второе «официальное» приложение, способное работать с Gmail, – это пакет Google Desktop. Здесь все гораздо интереснее: если в настройках приложения включить индексирование почты, это позволит проводить поиск в архиве своих сообщений, переданных и полученных с помощью Gmail. При этом вся почта автоматически закачивается на локальный компьютер – имейте это в виду, если платите за трафик, а ваш архив занимает несколько гигабайт. Из соображений безопасности в Google Desktop можно включить шифрование полученной в результате индексирования почтовой базы.
С Gmail «дружит» огромное количество различных сторонних дополнений и панелей к браузерам, благо этому способствует хорошая поддержка в почтовике RSS-технологий. Обычно это более или менее функциональные «информеры», докладывающие о поступивших сообщениях или позволяющие выполнить над письмами какие-то самые простейшие операции. Здесь отметим разве что Gmail Notifier, созданную программистами Google, а также независимое приложение gNotify – пожалуй, лучшие мини-клиенты для Gmail. Правда последнему понадобится наличие на компьютере .NET Framework.
При общении с Gmail в выигрышном положении находятся пользователи Firefox. Дело в том, что для этого браузера существует известнейшее и архиполезное дополнение Greasemonkey (о котором мы уже не раз упоминали), позволяющее Firefox обрабатывать полученные веб-страницы на компьютере пользователя с помощью собственных скриптов.
В результате изменяется внешний вид страницы или же к ней добавляются новые функции, не предусмотренные владельцем сайта. Пользователями Greasemonkey написано множество скриптов для Gmail. Их можно устанавливать по отдельности, а можно воспользоваться предлагаемыми подборками наиболее популярных. Среди таких наборов отметим Better Gmail 2, который инсталлируется как обычное дополнение Firefox.
Если говорить о влиянии этой подборки скриптов на интерфейс Gmail, то при включении Better Gmail 2 появляется цветная подсветка строк в списке почты: непрочитанные сообщения будут зелеными, прочитанные – желтыми. Очень удобно включение отображения значков вложений в строке письма – сразу видно, файлы каких типов приплыли в ваш почтовый ящик. В настройках плагина можно отключить демонстрирующиеся на боковой панели окна чата и список приглашений. Кроме того, можно активировать отображение ярлыков в виде более привычных виртуальных «папок».
Все настройки набора скриптов Better Gmail 2 собраны на небольшой панели, состоящей из нескольких закладок
Весьма полезен включенный в состав дополнения инструмент Filter Assistant, упрощающий создание фильтров и предварительный просмотр результатов их работы. Скрипт Google Reader Integration позволяет внедрить в интерфейс Gmail полную поддержку сервиса Google Reader. Достаточно удобное решение: не надо переключаться между окнами для получения всей новой информации по разным каналам – RSS и e-mail. Похожую задачу решает дополнение Google Calendar Integration. Отметим, что все эти опции собраны на небольшой панели настроек, разбитой на несколько закладок.
Есть Gmail-дополнения и для лидера на рынке браузеров – Internet Explorer. Конечно, до «ассортимента» Firefox здесь как до Луны, однако тот же Customize Google предлагает не меньше опций, чем Google Toolbar для Firefox. Сервис Gmail можно использовать не только для работы с почтой. Значительный объем дискового пространства, выделенный для бесплатного аккаунта, давно будоражит воображение энтузиастов, и самый очевидный способ его применения в народном хозяйстве – это онлайновое хранение и бэкап пользовательских файлов.
Для решения этой задачи можно использовать программу Gmail Drive. После установки приложения в системе появляется еще один виртуальный диск. К нему можно обращаться прямо из «Проводника». Правда, возможно лишь добавление и удаление файлов. Вот только с помощью Gmail Drive файлы также можно складывать в виртуальные папки.
Конечно, по функциональности Gmail Drive далеко до специализированных сервисов бэкапа, однако если ваши потребности невелики, вы хотите сэкономить и не желаете возиться с поиском и регистрацией аккаунтов на сервисах файлового хранения, то Gmail Drive – вполне достойный вариант. Аналогичные функции выполняет плагин для Firefox под названием Gspace Panel, имеется и подобный продукт для Mac OS – он называется gDisk.
