Для большинства пользователей Microsoft Office все эти Excel, PowerPoint и Outlook нужны редко. Ну кому для домашних нужд пригодятся презентации или таблицы? Зато написать в Word письмо любимой бабушке большим красивым шрифтом, чтобы ей было легче читать, — так это главное дело. Кроме того, новая версия Office и все ее программы давно уже разобраны по косточкам, как самими пользователями, так и компьютерными журналистами, а результатов пока не видно. Не умеют их использовать, и все. В общем, вы уже догадались, что я поведу речь о Word 2002 (он же Word XP), но речь не простую, а полезную. Начнем, как водится, издалека.
Когда долго тянется установка новой версии любимой программы, все думаешь — ну, что же там? А если программа от всеми обожаемой Microsoft, то мысли текут в ином направлении — может быть, она будет быстрее работать, может, она обошлась без того самого бага, который так досаждал? Эх. К сожалению, чаще всего получается вот что: ничего не оптимизировано, баги не исправлены, только стало все более громоздко и «обогатилось» многими ненужными функциями.
Программисты Microsoft, создавая новую версию Word, пошли оригинальным путем — баги почти не исправлены и программа работает медленнее, зато добавлено много нужных возможностей, причем нужных постоянно и всем.
Вот интересно, как оценили новшества всевозможные обозреватели? Полезные смарт-тэги, панели задач и некоторые финтифлюшечки. Лично для меня важным оказалось множество мелочей. Начнем с того, что в большинстве своем обозреватели не заметили такой вещи, как возможность выделения множества элементов текста.
Из-за чего пользователи оказались в полном неведении, что, например, выделив фрагмент текста обычным способом, можно выделить другой фрагмент или несколько фрагментов, удерживая клавишу Ctrl. Новшество также по-своему революционно, ведь часто всем приходится менять форматирование во множестве фрагментов, иногда через сотни страниц друг от друга. С выделенным таким образом фрагментом можно работать так же, как и с просто выделенным — копировать, вырезать, менять шрифты и начертания и т. д.
Но и мне не уйти от упоминаний о смарт-тэгах и панелях задач. Как вы, наверное, уже убедились, вреда и раздражения ни от умных тэгов, ни от умных панелей нет (в отличие от нелюбимого многими «помощника»). Привыкнув к ним, ни на какую старую версию Word не перейдешь — слишком уж приятно контролировать прежде неукротимую автоматику с помощью смарт-тэгов и слишком уж удобно выполнять некоторые действия через панели задач.
Вызвать панель задач можно, например, выбрав пункт «Стили и форматирование» из меню «Вставка». А чтобы вызвать смарт-тэг, ничего выбирать не нужно — когда надо, сам появится.
На что же нужно обратить ваше внимание при работе с панелями задач? Все здесь понятно, только некоторые до сих пор не почувствовали полезность команды «Очистить формат» в панели «Стили и форматирование», ибо просто ее не заметили! Еще мало кто заметил, что панель «Показать форматирование» — это не забавная игрушка, выдающая редко нужную информацию, а средство сравнения и даже изменения форматирования. Сравнивать можно два фрагмента текста, можно также изменить формат одного из них по образцу другого.
Просто устанавливаете курсор на первый фрагмент, ставите галочку «Сравнить с другим фрагментом», затем — курсор на второй фрагмент. Отформатировать второй фрагмент по образцу первого можно с помощью ниспадающего меню, появляющегося при наведении курсора мыши на второй фрагмент на этой панели.
Еще одна интересная возможность Word 2002, о которой упоминается везде лишь вскользь — возможность вставки подложки — рисунка или текста, находящихся за основным текстом страницы — которая повторяется на каждой странице.
Например, если вы хотите, чтобы в вашем письме любимой бабушке на каждой странице по диагонали была выполнена надпись «СОВЕРШЕННО СЕКРЕТНО» как бы позади основного текста, то можно сделать следующее. В меню «Формат» выберите «Фон», затем «Подложка». Появится окно «Печатная подложка». Там установите переключатель на «Текст», в выпадающем меню выберите нужную надпись, убедитесь, что расположение установлено «по диагонали», задайте другие нужные вам и вашей бабушке элементы, такие как шрифт, цвет и т. п. Аналогично (используя то же самое окно), можно установить фоновый рисунок, что трудностей, думаю, не вызовет.
Все это, казалось бы, мелочи, а между тем, как известно, мелочи и создают совершенство. Еще одна такая мелочь, которая уже не раз спасала от рутины, а документ приводила в нужный мне порядок — в панели «Рисование» кнопка «Добавить диаграмму или организационную диаграмму». В общем-то, тут тоже глобальных сложностей никаких — надо просто посмотреть, что эта кнопка умеет, запомнить это раз и навсегда, как боевой устав, затем при случае пользоваться ее возможностями.
А умеет она вставлять шесть различных типов диаграмм: организационную (в виде дерева, вашей бабушке понравится то, как вы оформили свое древо рода), циклическую (вроде круговорота воды в природе), радиальную (элементы вокруг центрального элемента), пирамидальную (расширяется книзу), диаграмму Венна (перекрытие областей), целевую (шаги к определенной цели).
Интересно наблюдать, как в новой версии Word отошел от концепции стилей, предоставив несколько возможностей, позволивших обойти их использование. Конечно, все заметили, что в панели задач «Стили и форматирование» показываются не только стили в их старом понимании, но и такие «стили», как «полужирный», «по ширине» и иже с ними. Зато не все увидели новую панель инструментов «Структура», позволяющую обойти использование стилей при создании оглавления и с помощью которой можно установить уровень текста в оглавлении. Просто установите курсор на нужный абзац, а затем установите уровень с помощью выпадающего меню или стрелок. Несложно, конечно, но мне кажется, что удобнее оглавление создавать из стилей, а не из размеченных таким образом уровней.
Теперь в Word 2002 можно создавать и использовать стили таблиц и стили списков. Что по-своему революционно. Создать стиль таблицы можно как любой другой стиль — «Формат» > «Стили и форматирование» > кнопка «Создать стиль» (в окне выбрать «стиль: таблицы»). Почему-то нельзя аналогично создать стиль маркированного и нумерованного списка — нужно вызывать «Формат» > «Список», в открывшемся окне переходить на вкладку «Список стилей», а там жать кнопку «Добавить»
Теперь перейдем к возможности, которая благодаря своему удобству и наглядности поможет, например, упростить взаимоотношения между журналистами и редакторами. Именно в Word 2002 такое средство стало просто идеальным. Благодаря панели инструментов «Рецензирование» и благодаря выноскам на полях с исправлениями я, например, смогу увидеть, что образ любимой бабушки не понравился научному редактору, а мое описание работы с подложками показалось слишком заумным редактору литературному (а чувство юмора не пришлось по вкусу ни тому, ни другому — прим. науч. и лит. ред.).
Так что, если текст будет возвращен мне на доработку, я смогу сразу же увидеть, что было подкорректировано редакторами, и на какие места в тексте мне нужно обратить внимание. Главное, конечно, чтобы все умели пользоваться этими удобными выносками. Делаются они, как я уже сказал, с помощью панели инструментов «Рецензирование». Кнопка «Исправления» на этой панели включает и выключает режим записи исправлений (кстати, эта же команда есть в меню «Сервис»). То есть прежде чем кромсать мой шедевр, редактор должен сначала нажать на эту кнопку. Затем все его исправления будут выноситься на поля документа.
Также, что очень важно, редактор может оставить на полях свое примечание. Для этого он нажмет кнопку «Создать примечание» и в тексте примечания напишет: «Плохо ты здесь про редакторов-то». После того, как текст узнает, что такое огонь, вода и медные провода, я подкорректирую его в соответствии с пожеланиями редакторов (тоже с включенным режимом исправлений), при этом смогу фильтровать все исправления и примечания, внесенные различными редакторами и мной.
С помощью ниспадающего меню в панели «Рецензирование» я смогу просмотреть «Исходный документ» (мой исходный шедевр вообще без исправлений и выносок на полях), «Измененный документ» (наш с редакторами шедевр без выносок), «Исправления в исходном документе» (исправленный всеми шедевр со всеми выносками), «Исправления в измененном документе» (я буду видеть свои новые исправления прямо в тексте, выделенные цветом). Я даже смогу фильтровать исправления с помощью кнопки «Показать».
Например, посмотреть только те исправления, которые внес научный редактор (остальных я могу скрыть, убрав соответствующие галочки в подменю «Рецензенты»). Или посмотреть только внесенные им примечания (установив галочку на «Заметки», остальные галочки: «Добавления и удаления», «Форматирование» я сниму). В процессе работы над статьей я приму или даже отклоню редакторские исправления с помощью соответствующих кнопок на все той же панели «Рецензирование». В общем, эта панель — незаменимое средство для работы над документом «в три руки». Правда, как вы понимаете, чтобы составить письмо любимой бабушке, это средство не пригодится.
Также не понадобится для письма и новая панель статистики. А зато нам, трудягам-журналистам, стало гораздо удобнее контролировать размер текста в символах и словах, который всегда норовит либо вылезти за доступные ему рамки в журнале, либо наоборот, в этих рамках ему слишком уж свободно. Раньше нам нужно было вызывать окно «Статистика» из меню «Сервис». Теперь можно просто установить в свой Word одноименную панель инструментов, и нажатием одной кнопки («Пересчет») контролировать размер текста в нужных единицах: словах, знаках с пробелами и без, строках, страницах и абзацах.
Почему, когда рассказывают о Word 2002, говорят, что ничего революционного в нем нет? Мне непонятно, неужели кому-то нужны радикальные изменения внешнего вида или добавление мощных, но ненужных возможностей? А чем не революционна возможность поиска элементов с заданным форматированием? Или возможность замены форматирования? Но обо всем по порядку.
В Word 2002 можно искать фрагменты с заданным форматированием. Делается это через окно поиска («Правка» > «Найти»). Просто вызываете это окно, с помощью кнопки «Формат» устанавливаете искомое форматирование и постепенно, нажимая «Найти далее» находите все фрагменты. А можно сразу выделить все фрагменты, соответствующие заданному форматированию. Просто перед поиском установите галочку «Выделить все элементы, найденные в «Основном документе».
Очень полезная возможность, ведь с выделенными фрагментами можно потом работать как угодно — изменить их форматирование, скопировать в буфер, удалить и т. п. Чтобы изменить форматирование множества фрагментов, можно воспользоваться и командой «Заменить» («Правка» > «Заменить»). Установив курсор на поле «Найти», нажмите кнопку «Формат» и установите искомое форматирование. Установив курсор на поле «Заменить на» опять нажмите кнопку «Формат» и задайте то форматирование, на которое нужно сменить все найденные фрагменты. Дальше все как при обычной замене. (Нельзя не отметить, что перечисленные в этом абзаце возможности — поиск фрагментов с заданным форматированием, выделение таких фрагментов, замена всех таких фрагментов — существуют еще с Word 97, лишь ко второй из них придуман элемент интерфейса. — Прим. ред.)
Крайне неприятно раньше было работать с изображениями, нарисованными в документе средствами самого Word. Они часто расползались при переносе документа на другой компьютер, так что никакая группировка не помогала. Теперь при попытке что-то нарисовать Word подставит вам полотно — специальную область для рисования, где все ваши труды позиционируются относительно одной и той же системы координат. А еще любителям порисовать в Word понравятся новые соединительные линии, которые при перемещении одного из двух соединенных ими объектов не остаются на месте, а следуют за ним.
Кроме этого, появилась новая возможность вставки рисованных маркеров отмеченных списков («Формат» > «Список», вкладка «Маркированный список», там выбираете список с цветными маркерами, нажимаете «Изменить», в открывшемся окне изменяете знак маркера кнопкой «Рисунок»); а также возможность печати документа в виде брошюры («Файл» > «Параметры страницы», в выпадающем списке выбираете «Брошюра»).
Так что, по-моему, Word 2002 действительно новаторская программа. Она произвела просто революцию в той сфере, которую принято характеризовать как «юзабилити». Повышение удобства пользования, полнота функций, максимальное освобождение от рутины — да по сравнению с Word 2002 предыдущие версии этого редактора были просто косметической правкой старинного Word 95. Я надеюсь, следующие версии этого замечательного редактора пойдут по тому же пути.
На мой взгляд, именно эти изменения и являются существенными в Word 2002, а то кое-кому чуть ли не самым существенным нововведением показалась возможность перехода на интерфейс MDI, или даже отсутствие «Помощника» в стандартной установке. Надеюсь, мне удалось обратить ваше внимание на действительно важные детали.
Автор: Владимир Мазепа
